Her vil man finne den anbefalte rekkefølgen på å registrere inn grunndata når man går i gang for første gang. Følger man denne listen, vil det å legge inn lærlingene være en mindre tidkrevende prosess – og man kan enkelt «hekte på» informasjon.

1. Registere inn lærefag

Under navnet ditt oppe til høyre har du et menypunkt som heter «lærefag». Her kan man importere inn lærefagene fra UDIR ved å søke de opp. Brukerveiledning om dette finnes her.

2. Legge til læreplanmaler

Under navnet ditt oppe i høyre hjørne finner du punktet «læreplanmaler». Det er her man registrerer inn planene sine. Det anbefales at alle planer som potensielt skal benyttes på mer enn én lærling, lages i læreplanmalene.

Hvordan man henter læreplan fra UDIR, redigerer disse eller oppretter helt nye planer finner du i brukerveiledningen her. Lag også gjerne vurderingskriterier, og knytt mot planen(e), brukerveiledning om dette finnes her.

3. Registere bedrifter

Gå til menypunktet «Bedrifter» i toppmenyen. Her kan man legge inn alle lærebedriftene, eventuelt alle lærestedene. Når man legger inn en bedrift blir man også bedt om å registrere en ansattbruker.

Hvordan man går frem på dette finner du i veiledningen her.

4. Registrere inn ansatte

Når bedriftene er på plass kan man legge inn flere ansatte. Det anbefales å legge til alle de man vet skal ha en lærlingrelasjon. Se veiledningen her.

5. Legge til lærlingene

Har man gjennomført de 4 punktene over, er det tid for å få inn lærlingene! Dette kan man gjøre ved å gå på «lærlinger» i toppmenyen, derfra velger man «ny lærling». Der kan man velge forskjellige lærlingtyper. Videre brukerveiledning på dette finner du her!

Man kan også benytte seg av dataimport, enten via lister fra VIGO, eller en generell CSV. Husk bare at man må føre på litt mer informasjon i etterkant. Brukerveiledning finners her.

Ekstrapunkt

OLKWEB tar utgangspunkt i 4 relasjonstyper, altså roller ansatte har ovenfor lærlinger; Faglig leder, Tilsynsrepresentant, Personalansvarlig og Instruktør. Dersom man ønsker å benytte seg av andre (noen ønsker for eksempel Veileder, Instruktør 2 og lignende) – eller har behov for flere så kan man lage egne. Gjør gjerne det i forkant av oppretting av lærlingene.

Dette gjør man på «relasjonstyper» som du finner under navnet ditt oppe til høyre. Veiledningen finner du her.

Denne brukerveiledningen tar for seg de ulike funksjonene i OLKWEB og viser hvordan man gjennomfører de ulike oppgavene for administrasjon og daglige oppgaver/rutiner. Brukerveiledningen er kategorisert etter områder i systemet.

OLKWEB er en levende løsning, det vil si at det er kontinuerlig utvikling, og at nye funksjoner og endringer kan oppstå. Det tas forbehold om at ikke nødvendigvis alle endringer vil være dokumentert i denne brukerveiledningen.

Dersom bilder er små og detaljert kan man klikke på disse for å se de større. Lengre sider har også en meny på høyresiden som gjør at man kan hoppe mellom overskriftene og bla seg frem til ønsket sted.

Ta kontakt med kundeservice på kundeservice@arribatec.com om det skulle være noe som som er uklart.

I OLKWEB vil man møte på de følgende rollene:

Lærlingtyper

Systemet har tilgjengelig fire forskjellige lærlingtyper; lærlinger, fagbrev på jobb, praksiskandidater og lærekandidater. Alle disse administreres fra menypunktet "lærlinger".

Se hvordan man oppretter en lærling her.

Se hvordan man legger til en ny kontrakt/et nytt læreløp på en lærling her.

Ansatte

Når man oppretter en bedrift i OLKWEB, får man muligheten til å opprette en ny ansatt. En ansatt regnes i systemet som en ansatt på lærested/lærebedrift.

Man kan også opprette en ansatt fra ansatt-listen. En ansatt kan ha tilgang på å se alle lærlingene i bedriften, eller kun de han/hun har en relasjon til.

En ansatt kan ha forskjellige roller/relasjoner til en lærling. Eksempelvis kan Kari Olsen være faglig leder for én lærling, mens til hun kan være tilsynsrepresentant for en annen.

Se hvordan man oppretter en ansattbruker her.

Konsulenter

Konsulenter, eller opplæringskonsulenter er administratorer av systemet. Som konsulent har man full tilgang til alle funksjoner.

Hvordan man oppretter en ny konsulent står beskrevet her.

Endre rolle på en bruker

Dersom man har behov for å endre rolle på en bruker, enten man har registrert de inn som med feil rolletype, eller om vedkommende har hatt en rolle før og nå skal over i en ny - er ikke dette et problem. Historikken på hvilke roller vedkommende har og har hatt lagres på deres bruker.

Alle lærlinger/lærlingtyper som blir arkivert kan brukes opp igjen i de øvrige rollene i systemet, eller som en ny lærling. Lærlinger blir ofte instruktører, kanskje blir ansattbrukere konsulenter osv. Nøkkelen her ligger i å avslutte den nåværende rollen deres. For lærlingbrukere vil det si å arkivere og sette de som inaktive, for ansattbrukere må man velge å "avslutte bedriftsrelasjon" og for konsulenter vil det være "avslutt konsulent". Da frigjøres brukerinformasjonen deres, og de kan knyttes opp mot en ny rolle.

Uavhengig av hva slags rolletype de nå skal ha, kan man ved oppretting av en ny rolle til de velge å "Søk etter person" (evt vil det kunne stå "Søk etter konsulent"/"Søk etter ansatt"). Der vil alle personer som ikke har en aktiv rolle i det tidspunktet dukke opp. Alt av personalia og påloggingsinformasjon vil være det samme som tidligere. Det kan selvfølgelig endres.

Vær obs på at noen brukere vil kunne være låst, disse kan låses opp via personregisteret.

Første gang man logger inn vil man møte på et tomt Dashbord.

Ved å enkelt klikke "+Legg til", vil en få opp et valg over hvilke elementer som er tilgjengelig for dashbord-visning. Klikk på de boksene som er ønskelig å se, de blir da markert som blå, deretter velg "Lagre". Hvilke av disse boksene man ønsker å se kan man til en hver tid endre på.

Når man har valgt å lagre, vises elementene man har valgt på dashbordet.

For å endre dashbordelementer, velg "Administrer dashbord", da får man opp boksen med alle elementene og kan velge flere, eller fjerne elementer fra forsiden.

Se bare mine, og endre rekkefølge

Om man ønsker å filtrere ut data i dashbordelementene, kan man velge å se data som kun omfavner sine lærlinger. Dette gjøres ved å klikke på tannhjulet ved i toppen av et element. Her kan man huke av for "Vis bare mine?", og velge "Lagre".

Standard vises det de siste 10 hendelsene, eller elementene i dashbordelementet. Om man ønsker å se færre eller flere kan man endre fra 10 til ønsket tall. Man kan også endre plasseringen av dashbordelementet.

Ønsker se mer informasjon enn det som er på dashbordelementene

Dersom man ønsker se mer informasjon enn det som vises i dashbordeelementet har de fleste elementene en "Gå til rapport" eller "Vis alle (..)". Klikker man på disse havner man inn i rapportene, og har mulighet til å filtere på andre parametere enn det som vises på førstesiden.

Varsling av ny funksjonalitet

Når det kommer ny funksjonalitet i OLKWEB, eller er beskjeder til dere som er brukere vil man få opp en boks på dashbordet. Dette er kun synlig for dere som er konsulenter. Det anbefales at alle leser disse beskjedene - og klikker seg videre inn til versjonsloggen som det er lenket til ved nye oppdateringer. Der får man beskjed om hvilke ting som er kommet, og eventuelle endringer i eksisterende funksjonalitet.

Lærlinger kan dokumentere på to forskjellige måter via OLKWEB.

Dokumentering rett fra dashbord

Når man er innlogget som lærling vil førstesiden vise en graf med oversikt over antall dokumentasjoner siste 30 dagene. Det er en innstilling på dette, som gjør at man kan slå den av om man ønsker det. Det er dere som konsulenter som styrer dette, og det påvirker alle lærlinger på hele installasjonen deres. Det er standard slått på.

Ved å klikke på "+ Ny dokumentasjon" vil de kunne skrive inn tekst, laste opp vedlegg og sette dato for sin dokumentasjon. Deretter velger man "Lagre".

Når de velger "Lagre" blir de tatt til et nytt vindu, hvor man kan hekte på hvilke læreplanmål dokumentasjonen er knyttet mot.

Her kan de velge ett eller flere kompetanse- og delmål som dokumentasjonen er knyttet mot. Dette gjør de ved å huke av foran ønsket mål, og velger "Lagre".

Dokumentering via læreplan

En annen måte å legge inn dokumentasjon på, er å gå via læreplanen. Lærlingene har "Læreplaner" som et eget menypunkt i toppmenyen. Der får de opp læreplanen(e) sin(e).

De kan klikke på "Ny" bak målet de ønsker å dokumentere mot, og vil da få opp dokumentasjonsboksen, hvor de kan legge inn sin dokumentasjon. Der vil man se at dokumentasjonen allerede her blir knyttet mot det konkrete læreplanmålet. For de som har timeregistrering på (egen innstilling), vil man også kunne registrere tid mot målet her. Eventuell beskrivelse knyttet mot målet vil også vises i denne boksen.

Når de velger "Lagre" blir de tatt til siden hvor de også her kan hekte på flere kompetanse- eller delmål - men som illustrert i bildet under, er dokumentasjonen alt knyttet mot et mål.

I bildet vedlagt ser du på den blå linjen et sammendrag av dette hovedområdet. Det første tallet sier noe om hvor mange dokumentasjoner som er skrevet totalt innenfor dette hovedområdet (den har en blyant ved siden av seg). Det andre tallet sier noe om antall timer som er registrert totalt mot mål innenfor hovedområdet (den har en klokke ved siden av seg ikke alle kontorer bruker timeregistrering/dette finnes under innstillinger). Den tredje og siste tallet (1/13) sier noe om hvor mange av målene som er godkjent. 1 av 13 mål er godkjent.

Nedenfor på selve målet ser du en hvit boks med en blyant og en klokke i seg. Den første sier noe om antall dokumentasjoner mot dette målet eller delmål innenfor det, mens den andre sier noe om totalt antall timer mot målet eller sine delmål.

Vi skal
 Tilfredsstille minst AA-krav i WCAG 2.1. Opprettholde og videreutvikle et tilgjengelig nettsted. Ha et klart og forståelig språk. Følge forskrift om universell utforming av IKT. Denne erklæringen gjelder ikke subdomener. Tilgjengelighetsprinsippene vi følger Vi jobber kontinuerlig med å rette opp WCAG-feil. Du kan forstørre teksten i nettleseren din. Vi har et klart og tydelig språk. Brukerne skal kunne navigere på nettstedet og betjene grensesnittet. Dette jobber vi med


Å tilfredsstille de nye kravene i WCAG 2.1. Å bli enda bedre på tilgjengelighet ved regelmessig arbeid og implementere endring så fort vi kan. Forholde oss til alle tilbakemeldinger om universell utforming og gjøre eventuelle endringer.

 Hjelp oss å bli bedre på universell utforming Vi setter pris på tilbakemeldinger hvis det er noe på olkweb som ikke fungerer slik det skal, eller andre ting vi kan gjøre for å forbedre tilgjengelighet. Har du tilbakemeldinger om tilgjengelighet så kontakt oss på e-post: innspill@olkweb.no

Ressurssenteret finner man som konsulent under administratormenyen under navnet ditt. Lærlinger og ansattbrukere har ressurssenteret som et menypunkt i toppmenyen sin.

Ressurssenteret er et sted hvor dere som opplæringskonsulenter kan legge inn informasjon, filer, lenker og lignende som kan være relevant for lærlingene og de ansatte i bedriftene. Alle brukerne har tilgang til å se disse, men kun dere som konsulenter kan redigere.

Man har mulighet til å laste opp elementer i ressurssenteret som enkeltressurser, eller i mapper. Det vil si at man kan ha en hovedmappe, med undermapper, og undermapper igjen i disse. Det er selvfølgelig mulig å legge enkeltressuser i mappene på alle nivåer. Alle brukere av OLKWEB har også mulighet til å ha ressursene tilgjengelig på sitt dashbord.

Oppretting av ressurser

Dersom ressurssenteret er tomt, vil det se ut som på bildet nedenfor. Da klikker man enkelt på den blå knappen "Legg til ressurs" for å komme i gang.

Da får man opp en boks, hvor man skriver en tittel på ressursen, eventuelt en beskrivelse og velger hva slags type ressurs det er. En mappe på rotnivå vil alltid være den som er synlig når man klikker seg inn på ressursenteret og får oversikt. Mappen bør kun ha tittel og beskrivelse, ingen vedlegg. Alt av vedlegg bør ligge på ressursene under, da hovedmappen i grunn kun er en paraply som omfavner alt under. Det er selvfølgelig mulig å lage en enkeltressurs rett i listen også, uten mappe. Da velger man bare "Enkeltressurs" under "Type" i figuren nedenfor.

Når mappen er lagret vil du se den i listen i ressurssenteret, og den er tilgjengelig for alle brukere. Dersom du ønsker å legge til en ny ressurs under mappen, kan man enkelt klikke på knappen til høyre for ressursen, velge "+Ny ressurs".

Gjør du dette ser du at OLKWEB nå tar for gitt at du skal legge ressursen under mappen du akkurat lagde. Dersom du ønsker å ha den på rotnivå, eller en annen mappe, kan du enkelt endre det ved å bla i nedtrekkslisten. Du kan også velge om du ønsker at den nye ressursen skal være en mappe, eller en enkeltressurs. I dette tilfellet er det sistnevnte. I eksempelet har vi lagt ved et vedlegg også, dette blir tilgjengelig for alle å laste ned.

Etterhvert som man legger til filer vil man kunne se at de ligger i ressurssenteret, og mappestrukturen.

Legger vi til flere mapper, og undermapper vil man kunne få en struktur som vist på bildet nedenfor.

Søk i ressurssenteret

Det er lagt tilrette for at man kan søke i ressurssenteret. Alle ressursene vil da åpne seg, om de er i mapper, og OLKWEB markerer de som er relevante for ditt søk.

Fagfornyelsen er navnet på prosessen med å utvikle og innføre nye læreplaner i Kunnskapsløftet. Nye læreplaner ble tatt i bruk fra 2020. Fagfornyelsen tilfører nye begrep i læreplaner med tverrfaglig temaer, fagets relevans og kjerneelementer. Høsten 2022 innføres nye læreplaner for opplæring i bedrift, samtidig innføres det en intern plan som konkretisere hva lærlingen skal jobbe med for å nå kompetansemålene.

Med fornyelsen kommer det nye:

• Lærefag

• Programmområder

• Læreplaner

• Fokusområder

Se undersidene for utdypning i hvordan du kan håndtere fagfornyelsen i Olkweb.

De nye lærefagene ligger tilgjengelig i Olkweb på helt lik måte som de eldre. Men man ser forskjell på læreplankoden og ofte på navngivningen til planen.

Eks. eldre imot en ny plan (Helsearbeiderfaget):

Før fagfornyelsen - HEA3-02: Læreplan i helsearbeiderfaget Vg3 / opplæring i bedrift

Etter fagfornyelsen - HEA03-03: Læreplan i vg3 helsearbeiderfaget

Systemet bygger på mye lister, og man kan enkelt finne de lærlingene, ansatte eller bedriftene man søker ved å filtrere i disse listene.

Obs. Listene har filterhukommelse. Det vil si at dersom man velger et spesifikt filter for å filtere ut data, vil dette filteret vises helt til man enten nullstiller det eller velger noe annet.

Det er mulig å sende SMS og E-post, samt laste ned en CSV-fil av alle disse listene.

Lærlinglisten

Ved å velge "Lærling" fra toppmenyen vises listen over "Alle lærlingtyper". Listen viser alle aktive lærlingtyper som standard - hvor man selv velger om man ønsker se lærlinger, lærekandidater og praksiskandidat.

Status på lærlingene er som nevnt standard "Aktive", men man kan filtrere på den statusen man ønsker. I tillegg kan man kan søke på både navn, e-post, telefonnummer og bedriftsnavn i søkefeltet i listen. Og filtrere utifra de forskjellige filterne. SMS og e-post vil da gå til det filtrerte utvalget.

Ansattlisten

I ansattlisten ligger alle ansatte som er knyttet opp mot en bedrift, uavhengig om de er tilknyttet en lærling eller ei. Man har mulighet til å sortere på hvilken rolle de har, feks aktiv faglig leder, aktiv instruktør osv. Da hentes alle ansatte som har en aktiv relasjon av denne typen mot en lærling.

I tillegg kan man som i lærlinglisten filtrere på lærefag, grupper og tagger. Man vil også kunne se hvilke tagger de ansatte har i listen. Som i lærlinglisten kan man søke på navn, e-post, telefonnummer og bedrift for å finne ønsket ansatt. Den lille knappen helt til høyre for navnet til den ansatte er for å administrere tagger.

Bedriftslisten

Bedriftslisten lister opp alle aktive bedrifter som standard, men gir en mulighet for å sortere på aktive/inaktive. I tillegg kan man filtrere på hvorvidt det er en medlemsbedrift - og lærefag. Igjen, søkefeltet tillater at man kan søke på navn, e-post, telefonnummer.

Om bedriften ikke skulle være en medlemsbedrift, vil det vises en varselstrekant i listene. Trekanten har en forklarende tekst som vises når man tar musepekeren over.

Det er en overgangsperiode hvor man vil kunne oppleve å opprette lærlinger med både eldre programmfag og programfag av den nye typen. I Olkweb ligger alle de eldre allerede lagt inn, og er søkbare. Men dersom man ønsker å bruke de nye programområdene må disse legges inn manuelt.

Steg for steg:

Dette forutsetter at du har rollen "opplæringskonsulent" i Olkweb.

1. Fra hvor som helst i Olkweb kan du klikke på profilen din oppe til høyre på skjermen. Her vil det dukke opp en liste.

3. Her ser du en liste over alle programområdene som ligger inne i Olkweb, denne er søkbar og man kan endre programområdene som allerede ligger inne.

4. Klikk på den grønne knappen (+ Legg til Programområde) oppe til høyre på siden.

5. Fyll inn fagkode og fagnavn.

6. Klikk på lagre.

Ferdig!

Nå kan programområdet du lagde brukes hos en lærling.

De nye lærefagene etter fagfornyelsen er tilgjengelig i Olkweb på lik måte som de eldre, og kan finnes i UDIR søket på "Lærefag" siden.

Innledning

Fagfornyelsen er navnet på prosessen med å utvikle og innføre nye læreplaner i Kunnskapsløftet. Nye læreplaner ble tatt i bruk fra 2020. Fagfornyelsen tilfører nye begrep i læreplaner med tverrfaglig temaer, fagets relevans og kjerneelementer. Høsten 2022 innføres nye læreplaner for opplæring i bedrift, samtidig innføres det en intern plan som konkretisere hva lærlingen skal jobbe med for å nå kompetansemålene.

Opplæringslova § 4-4: «Lærebedrifta skal utvikle ein intern plan for opplæringa, for å sikre at lærlingen, praksisbrevkandidaten eller lærekandidaten får ei opplæring som tilfredsstiller krava i læreplanen»

Nye behov i forbindelse med fagfornyelsen og utdypede krav fra fylkeskommuner

• Hvilke arbeidsoppgaver lærlinger skal gjennom

• Hvilke kompetansemål disse arbeidsoppgavene dekker inn under

• Tidsrom/halvår når arbeidsoppgavene er tatt sikte på å gjennomføres

• Hvem som er ansvarlig for gjennomføring av disse arbeidsoppgavene (ansvar/sted/avdeling)

• Eventuelt andre kommentar-muligheter

Med utgangspunkt i behovene fra opplæringslova § 4-4 har vi utformet ett eksempel på intern plan, som vi mener dekker dette behovet på en utfyllende og informativ metode.

Steg for steg beskrivelse

Steg for steg til hvordan man kommer frem til ett resultat lignende eksemplet over:

Utgangspunkt: Meny under ditt navn - Faglig - Læreplanmaler. Ny lærling.

1. Opprett en læreplanmal ved å hente en læreplan fra UDIR, og tilpass læreplanen ved å gjøre endringer på hovedområder, kompetansemål og/eller delmål. Det kan legges inn egne navn på hovedområder og arbeidsoppgaver kan legges inn i delmål.

2. Bruk læreplanmalen til å lage en mal for intern plan. I intern plan kan du legge til perioder, og huke av for å legge til kompetansemål og arbeidsoppgaver/delmål i valgt periode fra læreplanmalen.

3. Når disse stegene er ferdigstilt, har du en læreplan med arbeidsoppgaver og en intern plan som viser tidsrommet som arbeidsoppgavene skal gjennomføres.

4. Når læreplan og malen for intern plan er ferdigstilt, er læreplanen klar for distribusjon til lærling.

5. Lærlingen vil da få læreplanen og intern plan med perioder.

6. Selv om lærlingen nå har fått en mal på intern plan, gjenstår det å legge til sted og ansvarlig. Samt kommentar/beskrivelse etter behov.

7. Vær obs på at endringer i læreplan og intern plan på en enkelt lærling kan føre til at endringer i mal ikke blir oppdatert på lærling.

Eksempler

Læreplan for helsearbeiderfaget

I helsearbeiderfaget overlapper flere av kompetansemålene slik at det var ønskelig å lage egne kategorier for arbeidsoppgaver og da har hovedområdene fått egne navn. Det er valgt å bruke kjerneområder som navn på kategoriene, fordi kompetansemålene er knyttet til kjerneområdene allerede. Tverrfaglige temaer kan benyttes på samme måte.

Som lærling får du en slik oversikt i din intern plan:

Tømrerfaget

I tømrerfaget var behovet legge arbeidsoppgaver under kompetansemålene for å sikre rekkefølgen på opplæringen. I tillegg har noen arbeidsoppgaver blitt laget under tverrfaglige arbeidsoppgaver for å kunne vurdere mer sammensatte oppgaver underveis i opplæringen.

Som lærling får du en slik oversikt i din intern plan:

Spørsmål og svar

Bedrift med egne arbeidsoppgaver og flere lærlinger

Som opplæringskonsulent har jeg en bedrift som ønsker å ha egne arbeidsoppgaver inn i læreplanen. Bedriften har flere lærlinger som skal ha samme læreplan. Hvordan kan dette løses Olkweb?

Svar: Dette kan løses ved å opprette en egen læreplanmal for bedriften, gjerne ved å ta utgangspunkt i malen de ønsker å endre på. Deretter kopiere denne, legge inn de forespurte endringene og knytte denne opp til bedriftens lærlinger. Da kan bedriftens representant forespørre endringer og opplæringskonsulent utføre disse.

Det å opprette en lærling med lærekontrakt skal være en lett og overkommelig sak å gjøre i OLKWEB. Opprettingen er stegvis, hvor man først fyller inn personalia, og andre kontrakstrelaterte opplysninger.

Dersom du ønsker å se hvordan du oppretter en ny kontrakt på en avsluttet lærling finner du det HER. Eller i sidemenyen til venstre.

Man navigerer seg så gjennom stegene ved å klikke "neste". I toppen av registreringsboksen ser man de forskjellige stegene man skal igjennom (Kontrakt, Godskriving osv), og når man har fylt ut et steg, kan man bruke disse stegene til å navigere seg tilbake dit man vil.

Det er ikke alle stegene som obligatoriske i registreringsformen, og er man i tvil kan man etterregistrere, feks manglende fag, godskriving osv. Der hvor man må registere data er det markert med stjerne (*).

Skulle man glemme å fylle ut påkrevde felt vil systemet selv minne deg på at det må fylles.

Læretiden til lærlingen kan settes til en fast dato i steg 1 "kontrakt", eller til kalkuler læretiden ut i fra læretid start, godskriving +- fagjusteringer. Om den kalkulerte læretidenslutt skulle være forskjellige fra den kalkulerte læretiden vil man bli gjort oppmerksom på dette. Se figuren nedenfor.

Det er som nevnt tidliger mulig å endre på læretiden i en etterregistrering/endring av godskrivingsfag/fagjusteringer.

Det skjer innimellom at en lærling, lærekandidat eller praksiskandidat skal bytte lærlingtype i systemet fordi han/hun har blitt registrert feil.

Dersom du bytter type på en lærling, er det viktig å påpeke at systemet ikke husker hvilken lærlingtype han/hun tidligere har vært. Det tas vare på dokumentasjon, læreplaner og bedriftstilknytninger, men ikke historikk på lærlingtype.

Dersom det er ønskelig å ha kontrakshistorikken må den eksisterende kontrakten til lærlingen avsluttes, også opprettes lærlingen på ny som den nye lærlingtypen.

Man bytter lærlingtype ved å gå inn på den gitte lærlingen, og velger "Bytt lærlingtype".

Husk å lese informasjonen til venstre nøye før du velger og bekrefter bytte til den nye lærlingtypen. Når du lagrer trer endringen i kraft.

Obs. Dersom en kontrakt arkiveres eller heves, og det skal begynnes et nytt læreløp på samme person anbefaler vi at det gjøres ved å følge rutinen for arkivering eller heving under - for deretter å opprette en ny kontrakt på vedkommende. Da blir tilskudd og historikk riktig.

Arkivering av lærling

Når en lærling sin læretid er utløpt vil det i lærlinglisten dukke opp en varseltrekant som informerer om at læretiden er utløpt, men lærlingen fortsatt er aktiv.

For å arkivere lærlinger går man inn på profilen til vedkommende. Der velger man "Endre lærling" og "Arkiver lærling".

Når man har gjort det vil man få opp en boks med litt forskjellige valg. Obs. Dersom det skal opprettes ny kontrakt på vedkommende - så vil man måtte låse opp brukeren igjen ved oppretting av ny kontrakt, dersom den låses ved arkivering.

Heving av lærekontrakt

Dersom en lærling har fått kontrakten sin hevet kan dette registreres inn i OLKWEB ved å gå på den aktuelle lærlingen, velge "Endre lærling" for så å velge "Hev lærling".

Da får man opp en boks hvor man kan fylle inn informasjon og lagre. Lærlingen blir da liggende under inaktive i lærlinglisten, med markør for hevet.

Mange lærlinger avslutter et læreløp, og starter opp et nytt. Dette er også mulig å gjøre i OLKWEB 3.

Dersom en lærling er ferdig, eller bryter med eksisterende læreløp kan han/hun arkiveres/heves og settes som inaktiv. Deretter kan man søke opp lærlingen, og lage en ny kontrakt.

Du velger "+ Opprett ny" fra lærlinglisten.

Deretter velger du "+Ønsker du heller å bruke en eksisterende person?", og søker opp den ønskede lærlingen fra listen. Da bruker denne personen sin personalia med videre, og det er kun nødvendig å registrere informasjon knyttet mot fag og læretid o.l. Lærlingen har da fått en ny kontrakt.

For å endre informasjon på lærling kan man velge "endre lærling" fra menyen til høyre på lærlingbildet.

Ved å velge dette vil den samme veiviseren som kommer når man oppretter en lærling komme opp. Her har man mulighet til å endre eksisterende informasjon, eller tilføye ny der hvor det ikke er utfylt.

Ellers så kan man gjøre endringer på de forskjellige modulene tilknyttet lærlingen, så man må ikke hente frem veiviseren.

Eksempelvis om det skal endres bedriftrelasjon på lærlingen kan dette gjøres i oversiktsbildet ved å bruke menyknappen:

Disse menyene finnes overalt i systemet, og betyr at det er at man har muligheten til å gjøre et valg.+

Gå på ønsket lærling, velg "Endre lærling" på menyen til høyre for personalia. Velg så "Legg til merknad".

Det kommer da opp en boks hvor man kan skrive inn ønsket merknad/notis. Merk at det er maksgrense på 140 tegn.

Klikk så lagre. Når merknaden er lagret, vil den ligge i toppen på lærlingens profil, slik som illustrert under.

For å endre eller fjerne merknaden, velg "Endre lærling", og velg ønsket handling.

Legge til relasjoner på lærlingens profil

I de tilfellene man ønsker å legge til en relasjon til lærlingen via deres profil kan man man gå til den aktuelle lærlingen, og bla ned til boksen "tilknytninger". Her er det som utgangspunkt fire standard relasjoner, men man har mulighet til å lage egendefinerte relasjoner om man ønsker det.

Legge til standard relasjon

Klikk på den aktuelle relasjonen, og velg "+Ny XX"

Du får da opp en boks hvor du kan velge hvem som skal knyttes opp som den aktuelle relasjonen til lærlingen. Systemet foreslår først blant ansatte som er registrert i samme bedrift som lærlingen selv, deretter andre bedrifter og konsulenter. Det er søk i listen, slik at man kan skrive inn navn på vedkommende for lettere å finne h*n. Når vedkommende er funnet kan du klikke lagre - og så er relasjonen på plass.

Vedkommende finnes da i listen over relasjoner, slik som illustrert i figuren nedenfor.

Legge til en egendefinert relasjon

For å legge til en egendefinert relasjon kan man klikke på "+Ny tilknytning" som i figuren over. Deretter velger du ønsket relasjon vedkommende skal ha, og hvem vedkommende er. Klikk lagre, så vil h*n finnes i listen på profilen til lærlingen.

Endre relasjon på en lærling

For å fjerne eller endre en relasjon på en lærling kan man da klikke på knappen til høyre for den aktuelle relasjonen.

Ved valg om å avslutte relasjon vil man få opp en boks for å bekrefte at man avslutter. Vedkommende vil ved avsluttet relasjon ikke kunne se lærlingens arbeid eller profil lengre.

Ved valg om å endre relasjon vil man få opp en boks med nedtrekk, slik at man kan velge hvem som skal ha den aktuelle relasjon. Den nåværende relasjonen blir da avsluttet, og den nye får tilgang.

Oppretting av bedrift skjer på i en stegvis prosess, slik som lærlingopprettingen. Det registreres først informasjon på bedriften, deretter opprettes en ansatt i bedriften, før man legger til fag, og setter en eventuell medlemsperiode.

I steg 1 er det grunnleggende informasjon om bedriften som registreres. Det er i hovedsak kun navnet på bedriften som er obligatorisk, men vi anbefaler knytte minst en e-post, eventuelt et telefonnummer i tillegg til dette. «Publiser på hjemmeside» må være huket av dersom man ønsker å vise bedriften i medlemsbedriftslisten på hjemmesiden (for de som har hjemmeside via Innit), og dersom man ønsker at bedriften skal være synlig i Aspirant (søknadsmodulen som er knyttet til OLKWEB).

I steg 2 registereres en ansatt. Her vil man først bli foreslått å bruke en person som allerede finnes i systemet. Dersom man ikke ønsker dette/vedkommende ikke finnes fra før klikker man på "+ Opprett ny ansatt".

Neste steg er å knytte lærefag opp mot bedriften. Her kan man bare velge ett lærefag, dersom man ønsker knytte flere lærefag mot bedriften kan man gjøre det senere. Dette er beskrevet hvordan man gjør her.

For de som benytter Aspirant, eller medlemsbedriftslisten på hjemmesiden sin vil både lærefag, antall ledige læreplasser og merknad gjenspeiles der.

Siste steg i opprettelsen er å knytte på en medlemsperiode. Man kan ha en løpende medlemsperiode, dette gjøres ved å la sluttdato stå tom. Medlemsperiode/ikke medlemsperiode kan ha betydning for tilskuddet.

Når en tidligere lærling skal registreres som ansatt kan det dukke opp en utfordring ved at man får beskjed om at brukernavnet finnes allerede. Her er løsningen.

Når en lærling er arkivert/hevet og satt til inaktiv kan vedkommende hentes opp igjen og knyttes til andre roller, dette gjelder både som instruktør/veileder/ansatt - eller til ny lærekontrakt.

Fremfor å legge inn vedkommende som en ny ansatt, går man til ansattlisten, og klikker "+Ny ansatt". Deretter velger man å benytte "Bruk en eksisterende person", ved å søke etter navnet eller e-posten til vedkommende i listen her:

OBS. Husk å låse opp brukeren, dersom den ble låst når h*n ble arkivert/hevet som lærling. Dette gjør man i personregisteret, ved å klikke på hengelåsen ved siden av navnet på vedkommende.

Avdeling på bedrift er en innstilling i OLKWEB, og er standard slått av, dersom det er slått av vil ikke punktene som gjennomgås her være tilgjengelig. Avdeling på bedrift har ingen betydning for tilskuddsutregninger o.l.

Før man kan begynne knytte lærlingene opp mot avdelinger, må vi opprette avdelingene. Gå til ønsket bedrift, klikk på "Avdelinger" på menyen på bedriftsprofilen. Klikk så på menyen til høyre, slik som figuren under viser. Velg "+ Ny avdeling".

Ved å klikke "+ny avdeling" vil du få opp en boks som inneholder litt ferdigutfylt informasjon. Avdelingen vil automatisk adoptere noe data fra hovedbedriften. Dette kan du endre på. Registrer navn på avdelingen, og eventuelle andre endringer. Klikk "Lagre". Avdelingen er nå opprettet.

Dersom du klikker deg videre inn på den nye avdelingen har du nå mulighet til å legge til en lærling (som har en relasjon til hovedbedriften), til avdelingen.

Velg lærling fra listen, og velg periode. Dersom ikke sluttdato settes blir den løpende.

Avdeling på lærlingens profil

Når man har lagt til avdelinger på en lærling, vil det komme frem på lærlingens profil slik som i figuren nedenfor. Dersom man avslutter bedriftsperioden, vil alle avdelingsrelasjoner automatisk avsluttes.

For å legge til avdeling på en lærling, via lærlingens profil må lærlingen først ha en relasjon til hovedbedriften. I dette tilfellet Kristinas Konditori. Klikk så på knappen til høyre for hovedbedriften, og velg "+ Ny avdelingsrelasjon".

Velg ønsket avdeling fra nedfallsmenyen. Dersom det ikke er noen avdelinger, kan du klikke på "administrer avdelinger", da kommer du til hovedbedriftens profil, og kan legge til en avdeling slik som vist over. Velg ønsket avdeling, og ønsket periode. Lagre.

For å fjerne en avdelingsrelasjon, klikk på menypunktet til høyre for avdelingen.

Når man registrerer en bedrift inn i OLKWEB kan man registrere den med et lærefag. Her vil vi vise hvordan man gjør det om man har behov for å registrere flere, eller administrere det man alt har lagt inn.

Gå til bedriftens side

Velg fanen "Lærefag". Der får man oversikt over hvilke lærefag som er registrert. For å legge til et nytt lærefag velg "+ Legg til lærefag".

Her kan man velge et fag fra listen med lærefag man har registrert i OLKWEB. Dersom faget man ønsker ikke ligger i listen må dette legges inn i systemet. Dette kan står beskrevet hvordan man gjør her.

Når man har valgt ønsket fag, så kan man føre på antall ledige læreplasser i dette faget, og eventuelt en merknad - ingen av disse feltene er påkrevd - men vil for de som benytter medlemsbedriftslisten på hjemmesidene sine, gjenspeiles der.

Velg deretter "Lagre". Lærefaget er nå registrert på bedriften.

For å endre bedriftsinformasjonen benytter man menyen til høyre i bedriftsbildet.

Ved å velge "Endre bedrift" åpnes det en boks hvor man har mulighet til å endre den informasjonen som eksisterer på bedriften, samt legge til informasjon på de punktene som ikke er utfylt. Dersom man velger en ansatt til å være standard faglig leder vil vedkommende bli foreslått som faglig leder for alle nye lærlinger som knyttes mot bedriften.

Man kan også legge til flere ansatte i bedriftsbildet. Da velger man menyen tilknyttet ansattlisten, og velger legg til ny ansatt. Det vil da komme en boks hvor man fyller inn relevant informasjon om vedkommende.

For å legge til en merknad på bedriften går man inn på ønsket bedrift, og velger "Endre bedrift". Deretter klikker man på "+ Legg til merknad".

Skriv inn merknaden i boksen som dukker opp, velg lagre

Merknaden blir da liggende i toppen på bedriftssiden.

For å endre eller slette merknaden, klikk på "Endre bedrift" og velg ønsket handling.

Per i dag er det kun mulig for en ansatt å være knyttet mot én bedrift om gangen. Det vil si at man ikke kan legge til en ny ansatt med samme e-post som allerede eksisterer i systemet.

Det er ingen problem å la en ansatt i én bedrift å være knyttet til lærlinger i både samme - og andre bedrifter.

Dersom det må være to forskjellige brukere for hver bedrift må det benyttes to forskjellige e-postadresser ved registrering. Dette er ikke noe vi anbefaler, da det ofte oppleves tungvindt og forvirrende med forskjellige e-poster og tilganger ved pålogging. Eksempelvis kan det da brukes en firmaadresse og en privat.

Å opprette en ansatt gjøres ofte i oppretting av en bedrift - men skal man ha flere ansatte gjøres dette fra ansatt-listen, som man når via "Ansatte"-punktet i toppmenyen.

Trykk på "+Ny ansatt". Her får du mulighet til å finne en eksiterende person. Det vil si om det er en som feks tidligere har vært lærling, og er arkivert - som nå skal bli ansatt i en lærebedrift. Eller en ansatt som ikke per nå er knyttet til en bedrift.

I bildet ovenfor ser du hvordan man kan hente opp en person som i dag ikke har noen rolle i systemet. Dvs at de personene som ligger i listen ikke er aktiv lærling, ansatt eller konsulent.

Ønsker du ikke å finne en eksisterende person, så velger du "+ Opprett ny ansatt". Da kan du registrere nye ansatte. Merk at det kun er feltene med * som må fylles ut.

Har man behov for å endre noe på en ansatt går man inn på den aktuelle ansatte kan man endre informasjonen.

For å hekte en eller flere lærlinger mot en ansatt ved å gå via ansattprofilen han eller hennes. Klikk på menypunktet i listen over lærlinger/praksiskandidater/lærekandidater, og velg "+Ny relasjon".

Velg deretter hva slags relasjon den ansatte skal ha, i dette tilfellet velger vi "Instruktør". Du kan velge mellom både standard og egendefinerte relasjoner.

Deretter kan man hekte på ønsket lærling ved å søke opp vedkommende.

Det er også mulig å hekte på flere lærlinger i samme operasjon, gitt at den ansatte skal ha samme relasjon til alle lærlingene.

Dersom du ønsker å bytte bedrift på en ansatt i systemet kan det gjøres enkelt. Du går da inn på ønsket ansatt. Klikk på menyen for å endre den ansatte og velg "Avslutt bedriftsrelasjonen".

Velg "Avslutt bedriftsrelasjonen". Her kan du også velge mellom å beholde lærlingrelasjonene den ansatte har, eller ei. De er anbefalt å avslutte disse, med mindre vedkommende skal omregistreres inn i en ny bedrift.

Deretter går du til ansattlisten og velger "+Ny ansatt". Søk så opp personen du akkurat avsluttet bedriftsrealsjonen på, og velg den nye bedriften. Han/hun er da registrert i den nye bedriften sin.

Det er også mulig å gå inn på bedriften og legge til den ansatte direkte der, på samme måte.

Gjør en ansatt til konsulent

Dersom man ønsker at den ansatte skal bli konsulent følger man stegen over, men fremfor å legge h*n til en ny ansatt, går man til "Opplæringskontor" i adminmenyen under navnet sitt. Deretter velger man "+Ny konsulent". Husk å ikke låse brukeren til vedkommende når bedriftsrelasjonen avsluttes, da vil h*n ikke få logge inn.

Når man velger "+Ny konsulent" får man spørsmål om man vil bruke en eksisterende person, eller legge til en ny en. Her søker man da opp navnet på den ansatte man akkurat avsluttet bedriftsrelasjonen på i listen, og lagrer. Vedkommende vil da ha en konsulentrolle.

For å legge til en merknad på en ansatt sin profil er det samme prinsipp som på en lærling. Velg ønsket ansatt, klikk på knappen til høre på profilen, og velg "Legg til merknad".

Skriv inn merknaden i boksen som spretter opp, og velg lagre.

Merknaden blir da liggende på toppen av profilen til brukeren.

For å endre eller slette merknaden, klikk på knappen over merknaden, og velg ønsket handling.

I noen tilfeller har man en ansattbruker som er ansatt i to bedrifter, og ønsker gjerne registrere dette inn i OLKWEB.

I de tilfellene man prøver registrerer en bruker med samme e-postadresse i bedrift nr.2 vil man få en feilmelding om at brukernavnet allerede finnes. Dette er fordi OLKWEB bruker e-post som brukernavn, og en e-post kan kun være knyttet mot én aktiv bruker om gangen.

Man kan løse det på to måter.

Knytt lærlinger på tvers av bedrifter

En ansatt kan være ansatt i én bedrift, men fortsatt være knyttet mot lærlinger i andre bedrifter. Dvs. at den ansatte kan være registrert på Bedrift A, og være knyttet mot lærlinger både i Bedrift A, men også i Bedrift B og Bedrift C. Det er da relasjonen til lærlingene som er avgjørende. Lærlingene kan legges til på lik måte som om de skulle vært i samme bedrift. Enten via det å knytte opp på en ansatt sin profil, eller ved å legge til den ansatte på lærlingens profil.

Eksempelvis kan man da også legge til en merknad på den ansatte for å gjøre oppmerksom på at vedkommende også er ansatt i en annen bedrift

Flere e-postadresser

Om det ikke er ønskelig å gjøre det på måten illustrert over er løsningen at vedkommende må ha to e-postadresser; en for hver av profilene sine. Dette er ikke å anbefale, da det vil måtte være en innlogging per profil, samt at navnene blir like mtp. filtreringer og lister.

Det kan da feks benyttes en arbeidsadresse, og en privatadresse ved registrering av e-post/brukernavn.

For å avslutte en ansattbruker går man inn på profilen til vedkommende. Velg deretter "avslutt bedriftsrelasjon".

Velg så det som passer best i boksen som popper opp. Dersom den ansatte ikke skal bytte bedrift eller rolle så la valget stå på å fjerne alle lærlingrelasjoner, og sett gjerne på "lås bruker".

Når man arbeider med en læreplanmal vil man kunne gjøre endringer på denne uten at det påvirker lærlingene fortløpende. Læreplanmalen må aktivt velges å distribueres til de lærlingene som er knyttet mot planen.

Distribuer læreplan

For å oppdatere alle lærlingenes læreplan fra læreplanmalen må man velge "Distribuer endringer" inne på læreplanmalen.

Da vil alle de tilknyttede lærlingene få oppdateringene - med mindre de har en låst læreplan.

Oppdater fra mal

Det er også mulig å hente oppdateringene fra læreplanmalen direkte inne på en enkelt lærling. Gå da til den aktuelle lærlingen, velg "Oppdater fra mal". Da vil endringene hentes ned. Dersom lærlingen har en låst læreplan, vil den måtte låses opp først.

I tilfeller hvor en ansattbruker har behov for en konsulentrolle (fast eller over en tidsbestemt periode) kan dette tildeles som beskrevet under.

Vær obs på at vedkommende da får tilgang til alle lærlinger, all informasjon og har skriverettigheter på disse - samt mulighet til å slette.

Først må ansattrollen deres avsluttes. Gå til vedkommende sin profil, klikk på knappen til høyre på profilen deres og velg "Avslutt bedriftsrelasjon"

Det vil da dukke opp en boks hvor man kan gjøre noen valg. Standard her er at det står valgt "Avslutt ansatt og fjern alle lærlingrelasjoner (anbefalt)". Dersom det er ønskelig at vedkommende fortsatt skal være knyttet mot de lærlingene h*n er knyttet mot må dette endres til "Avslutt ansatt, men behold lærlingrelasjoner". Pass også på at brukeren ikke låses, og dersom vedkommende skal tilbake til ansattrollen senere vil det kanskje være greit å fjerne avhukingen på "Fjern fra grupper". Velg deretter "Lagre", og ansattrollen deres er avsluttet.

Gå nå til "Opplæringskontor" under menyen under navnet ditt. Klikk på knappen til høyre i konsulentlisten. Velg "+Ny konsulent"

Det dukker da opp mulighet til å søke etter konsulent eller mulighet til å opprette en ny. Merk at her skal det søkes etter konsulent blant eksisterende personer, og ikke lages ny.

Velg vedkommende fra listen. Her kan det også bestemmes om det skal sendes ut en velkomstmelding. Dersom vedkommende har pålogging til OLKWEB vil det ikke være nødvendig, da de vil kunne logge inn som normalt med samme brukernavn og passord som tidligere. Velg lagre og vedkommende har konsulentrolle.

Hvordan lage en mal på en intern plan for opplæring

I noen tilfeller har man flere lærlinger i samme fag som gjerne skal gjennom mange av de samme målene i de samme periodene. Man kan derfor lage en mal for den interne planen for opplæring - slik at de får samme utgangspunkt - men det så klart kan tilpasses individuelt (beskrevet lengre ned i veiledningen).

Gå til "Læreplanmaler" via administratormenyen oppe til høyre, og velg ønsket læreplan. Inne på læreplanen velger man "Administrer intern plan for opplæring".

Man blir da tatt til visningen under. Her kan man opprette perioder og velge hvilke mål som skal være i disse. Klikk på "+ Legg til ny periode".

Som standard vil det være navngitt "Periode 1", og for hver periode man legger til vil tallet bak øke, så det vil bli "Periode 2", "Periode 3" osv. Man kan selv endre på dette og kalle periodene det som måtte være aktuelt.

Man kan legge til den mengden perioder man selv ønsker. Når man har lagt til disse og gitt de det navnet man ønsker så kan man velge hvilke mål som skal gjennomgås i de forskjellige.

Når det er gjort velger man "Gå tilbake til læreplanmal", og velg deretter å distribuere ut disse endringene fra malen, slik at lærlingene som har læreplanmalen får den interne planen.

Læreplanmaler er et register med læreplaner. Som navnet sier er det maler, og når en læreplan tilegnes en lærling vil det gjøres en kopi av den læreplanen som finnes i malregisteret, og inn lokalt hos lærlingen.

Man legger inn læreplaner i registeret ved å velge legg til læreplan. Da kommer det opp en boks som gir en mulighet til å hente læreplaner direkte fra UDIR, eller mulighet til å opprette en tom læreplanmal.

Hent læreplan fra UDIR

Man henter læreplaner fra UDIR, ved å velge "+Opprett ny læreplanmal".

Skriv inn navnet på læreplanen, og velg riktig plan fra listen som dukker opp. Når du har valgt en plan, velger man lagre og planen lastes ned til deres OLKWEB. Der vil alt av grunnleggende ferdigheter, hovedområder og kompetansemål bli med.

Opprette tom læreplanmal

Ved å velge å opprette en tom læreplan vil en kunne bygge sin egen plan fra bunnen av. Eksempler på dette kan være planer som gjelder kurs eller andre ikke faglige mål, vel som faglige. Velger man å opprette en tom plan vil man kun få en kategori, og selv måtte legge til flere kategorier, samt mål og hovedmål.

Man velger "+Opprett ny læreplanmal", og deretter klikker man på fanen "Opprett tom læreplan". Skriv inn navnet på planen (kan endres på senere om det skulle være behov), og lagre.

Man har da opprettet sin tomme læreplanmal.

Legge til kompetansemål

Man kan legge til mål i en plan, uavhengig om man har hentet den ned fra UDIR, eller lager en egen plan. For å legge til kompetansemål til hovedområdet kan man klikke på knappen helt til høyre i den blå tittellinjen. Her kan man også endre navnet på hovedområdet, ved å velge "Endre hovedområde".

Når man velger "+Nytt kompetansemål" vil man kunne skrive inn navnet på målet i "tittel", og eventuelt legge til mer beskrivelse i form av tekst, lenker eller vedlegg. Man kan også velge vurderingskriterie - dette kan dog også knyttes mot hele malen, om man heller ønsker dette.

I fanen "Egenskaper" finner man mulighet til å styre hvorvidt målet skal kunne dokumenteres mot, sees og vurderes mot. Disse er standard huket av alle tre, men kan styres på mål nivå om man ønsker.

Når man da lagrer vil målet dukket opp under hovedområdet. Gjenta prosessen for å legge til flere mål.

Legge til delmål

Man kan legge til en konkretisering av kompetansemålet, eller arbeidsoppgaver om man vil kalle det det. Dette gjøres ved å klikke på knappen til høyre i kompetansemålet, og velge "+ Nytt delmål".

Legg til navn og eventuell beskrivelse på målet, og lagre.

Når det er lagres vil man kunne finne det igjen under kompetansemålet.

Legge til flere hovedområder

Kategorier og mål har som gjengående i systemet en meny til høyre på elementet. Her finner man de handlingene man kan utføre mot de forskjellige. For å legge til nytt hovedmål klikker man på den grønne knappen som heter "+Hovedområde". Da får man opp en boks hvor man kan gi navn og beskrivelse til hovedområdet.

Når en læreplan ligger i læreplanmaler, kan den hentes ut og knyttes til en lærling. Når man oppretter en lærling, vil man kunne knytte vedkommende opp mot en læreplan. Dersom man har importert fra VIGO, Aspirant eller annet må man hekte på læreplanen inne på den enkelte lærlingen (eller via læreplanmalen).

For å knytte en læreplan opp mot en lærling går man da på en lærlingsin profil, og velger læreplan fra menyen. Dersom lærlingen ikke er importert inn, vil h*n sannsynligvis ha en læreplan liggende fra når h*n ble opprettet i systemet. Det kan opprettes så mange læreplaner man måtte ønske på en lærling.

Skal det endres, eller legge til en plan velger man enten å fjerne læreplanen fra lærlingen - eller "+Legg til".

Ved å velge "+Legg til" får man mulighet til å tilknytte en eksisterende læreplan fra læreplansregisteret til lærlingen. Man kan også legge til en ny tom læreplan.

Når man har søkt opp ønsket plan, velger man lagre.

Læreplanene vil så legge seg ved siden av hverandre i faner, slik som illustrert i figuren nedenfor.

Interne planer ble endret etter fagfornyelsen i 2020, nå er intern plan og læreplan mer sammenhengende rundt oppgaver istedenfor kompetansemål.

Se våre forslag til hvordan tilpasse intern plan mot fagfornyelsen her:

Intern Opplæringsplan

Intern plan for opplæring er laget slik at man kan ta utgangspunkt i en læreplanmal, i de tilfellene hvor man har mange lærlinger som i stor grad skal gjennom de samme målene i de samme periodene. Hvordan man lager en mal for dette har vi beskrevet i veiledningen her. Etter man har laget en mal og gitt denne til lærlingene kan man tilpasse den interne planen inne på hver enkelt lærling, med sted, ansvarlig og andre kommentarer - vi har beskrevet hvordan man kan gjøre dette her.

Ansatte kan opprette og administere intern plan

Det er en egen innstilling under "Innstillinger for OLKWEB" som gjør det mulig å tillate at ansatte kan administrere den interne planen inne på lærlingen. De vil da kun få tilgang til å gjøre dette på lærlinger de er relatert til, og de vil ikke kunne redigere på malen for den interne planen - kun det som er knyttet mot lærlinger. På den måten kan også ansattbrukere styre hvilke mål som skal arbeides med i hvilke perioder, hvem som er ansvarlig, og legge til øvrig informasjon.

Denne innstillingen er standard slått av.

Administrer intern plan for opplæring ligger som et eget menypunkt inne på lærlingenes profil.

Dersom det ikke finnes en intern plan for opplæring knyttet til lærlingen (fra læreplanmalen) kan man også opprette en egen inne på deres profil. Se mer om dette her.

Dersom lærlingen har en intern plan med bakgrunn i læreplanmalen sin interne plan kan man nå tilpasse den til den spesifikke lærlingen. Her kan man endre på hvilke mål som skal være i hvilken periode ved å enkelt huke av/på mål innenfor de forskjellige periodene. Det kan også opprettes flere, eller endres på navngivningen på periodene.

Når man markerer mål som ikke er på læreplanmalen vil det automatisk låses på den interne planen, slik at man unngår at læreplanmalen overskriver endringer man gjør inne på den aktuelle lærlingen.

Velger man "Administrer perioder" kan man knytte mer informasjon opp til målene, slik som sted, ansvarlig og en eventuell beskrivelse - all denne informasjonen blir også med på PDF-en man kan ta ut.

Når man legger Ansvarlig på målene kan man velge om man bruker relasjonstypene som valg, men man kan også skrive navn. Det man skriver inn lagres når man går videre til neste boks, eller klikker utenfor boksen.

Lag en egen intern plan inne på lærlingen

Dersom det ikke er en intern plan fra læreplanmalen kan det opprettes egen intern plan inne på lærlingen. Man følger i stor grad de samme stegene som for å lage en mal for intern plan. Man velger legge til perioder, og markerer de målene som tilhører de forskjellige periodene. Deretter velger man "Administrer perioder" for å kunne knytte på informasjon til målene og periodene, slik som beskrevet over.

Det er mulig å dele læreplaner på tvers av installasjoner i OLKWEB. Dette gjøres på en måte slik at kontoret med den gitte planen aktivt velger å dele den med det kontoret som ønsker den. Kontoret som ønsker planen må så godta den. Når den er godtatt ligger planen i læreplanmalene på lik linje med de andre læreplanene. Dersom man ikke får delt til et kontor, sjekk at innstillingen for å kunne dele/motta planer er slått på.

Ved deling av læreplaner er det ingen automatisk synkronisering etter endringer. Det vil si at en delt plan kommer som den er, og gjør kontoret som eier planen endringer, vil ikke dette påvirke eller nå ut til kontorene som har fått en kopi av planen. Dersom kontoret som eier planen ønsker at de sitter på en kopi av læreplanen skal få oppdateringer, må dette aktivt deles (det kommer opp en boks inne på læreplanen når man gjør eventuelle endringer) - og kontorene som sitter på en kopi må aktivt velge å ta i mot oppdateringene. Eventuelle oppdateringer på planen vil være synlig for mottakerne av planen i læreplanmalen.

Statuser på læreplaner

En læreplan kan deles åpen eller låst. En åpen plan kan redigeres og modifiseres av mottaker. På en låst plan vil det kun være mulig for mottaker å legge til vurderingskriterier og endre på egenskapene på målene. Endring av mål vil ikke være mulig. Det er heller ikke mulig å dele en låst plan.

Hvordan dele en plan?

For å dele en plan går man til «læreplanmaler».

Man kan så klikke på knappen til høyre for en plan, og velge «Del læreplanmal».

Det vil da dukke opp en boks, hvor man kan velge hvilket kontor man ønsker å dele planen med. Listen med kontorer er lang, så det er mulig å søke opp kontoret du ønsker dele med i søkefeltet i toppen.

Når du har funnet ønsket kontor kan du velge hvorvidt du skal dele planen låst eller ei, og hvor lenge de skal få muligheten til å laste den ned. Når den er lastet ned blir den som tidligere nevnt liggende hos kontoret som ønsker motta, så dette gjelder kun hvor lenge den er tilgjengelig for nedlasting for dem.

Velg ønsket kontor, og velg «Lagre», eller «Lagre og lukk» dersom du ønsker lukke modalen. Kontoret har nå fått tilbudt planen, og må godta den for å få den i sine læreplanmaler.

Motta en læreplan

Dersom et kontor har delt en læreplan til kontoret ditt dukker den som nevnt opp i «læreplanmaler», slik som vist på figuren under.

Klikk «Godta læreplan» for å se over planen, og laste den ned. Du får da opp boksen nedenfor. Her står informasjon på hvorvidt planen er låst/åpen, hvem som har delt den, og eventuelt når delingen utløper.

Klikk «forhåndsvis læreplan» for å se over planen før du laster den ned. OBS. Lasting av forhåndsvisning kan ta litt tid.

Se over planen, og klikk «Godta» for å laste den ned. OBS. Dette kan også ta noe tid. Planen blir så liggende i listen over læreplanmaler, og kan (dersom ikke låst) redigeres til eget behov. Den har status "Nedlastet".

Oppdatering av plan

Når man gjør endringer på en plan man har delt med andre kontorer, vil man få opp mulighet til å dele disse endringene.

Velg "Del oppdateringer". Kontorene som allerede har fått tildelt denne læreplanen før vil stå ferdig avhuket som mottakere av oppdateringen. Dersom det ikke er ønskelig å dele oppdateringen til alle tidligere mottakere fjerner man enkelt avhukingen.

Mottakeren vil deretter få opp en beskjed i sin liste over læreplanmaler når en plan har fått oppdateringer. Mottaker må se over endringene som er gjort i planen - og deretter velge hvorvidt de ønsker å godta, og dermed få oppdateringene eller avvise.

For at lærlingene hos mottaker skal få endringene må planen distribueres på nytt til disse. OBS. Merk at det er viktig se over avsender sine oppdateringer - slik at en som mottaker ikke risikerer få endringer som fjerner mål lærlingene sine har dokumentert mye mot. Dersom det skulle være tilfelle vil dokumentasjonen miste læreplantilknytningen til evt. mål som er borte fra planen.

En låst læreplan på en lærling indikeres med en rød og låst hengelås bak navnet på læreplanen.

Hvordan låses en lærlings læreplan?

En lærlings læreplan kan låses på tre forskjellige måter.

Automatisk Den låses automatisk dersom man gjør endring på et eksisterende mål som kommer fra læreplanmalen. Så dersom man inne på en enkelt lærling endrer på delmål eller kompetansemål som allerede eksisterer i læreplanmalen vil man få opp beskjeden som i figuren under, samt at planen vil låses for å motta endringer fra malen.

Manuelt inne på lærlingen sin læreplan Inne på lærlingen sin læreplan kan man ved å gå på "Rediger læreplan" velge å låse for å motta endringer fra læreplanmalen.

Manuelt på læreplanmalen På læreplanmalen kan man klikke på "Tilknyttede lærlinger" og derfra låse lærlingens læreplan fra å motta endringer ved distribuering ved å klikke på hengelåsen til høyre for navnet deres. Rød og låst hengelås gjør at de ikke vil motta endringer.

Hvordan låse opp en låst læreplan?

Man kan låse opp læreplanene til lærlingene på to måter, enten via lærlingens profil, eller via læreplanmalen. De to forskjellige måtene er beskrevet under.

Låse opp en læreplan inne på en lærling For å låse opp en læreplan for å kunne motta endringer fra malen via lærlingens profil går man på læreplan, og velger "rediger læreplan". Deretter velger man under "motta endringer fra mal" under punktet "synkroniseringsstatus", illustrert i figuren under. OBS. vær oppmerksom på at eventuelle endringer gjort på den enkelte lærlingen sin læreplan vil kunne bli overskrevet ved en oppdatering fra mal. Det gjelder om det er gjort endringer på mål som allerede var i læreplanmalen. Feks om det er lagt til beskrivelse på målet, endret på ordlyd osv. Delmål lagt til på lærlingens læreplan vil ikke overskrives.

Låse opp en læreplan via læreplanmalen Man kan låse,- og låse opp lærlingens læreplan via læreplanmalen. Gå inn på den aktuelle læreplanmalen. Velg "Tilknyttede lærlinger".

Da får man opp en liste over lærlingene tilknyttet planen og kan på hengelåsene til høyre klikke på de for å låse opp. Rød, låst hengelås indikerer at lærlingen ikke mottar endringer - klikk på den en gang, slik at den blir grønn og åpen, og de vil motta endringer ved neste distribuering.

Inne på en læreplanmal vil man kunne se hvor mange lærlinger som er tilknyttet læreplanmalen. Klikker man på "Tilknyttede lærlinger (X)", så får man også oversikt over hvilke personer dette er - og man kan knytte opp flere lærlinger.

For å knytte opp en ny lærling til læreplanmalen kan man velge fra listen og søke opp vedkommende. Dersom vedkommende er knyttet til en bedrift, vil bedriftsnavnet også stå i parantes bak navnet.

Når man har valgt en person, vil vedkommende automatisk få læreplanen, og de blir liggende i listen over lærlinger tilknyttet læreplanmalen.

Låse læreplan

Ved å låse en læreplan på en lærling, vil de ikke kunne motta oppdateringene fra læreplanmalen. Dette kan gjøres inne på en enkelt lærling - eller direkte fra læreplanmalen. Ved å klikke på hengelåsikonet til høyre for navnet til aktuell person, blir dette rødt, og låst. For å åpne for at de kan få endringer og oppdateringer fra læreplanmalen vil man kunne klikke på den røde hengelåsen, så vil den bli låst opp igjen.

Fjerne læreplan fra lærling

Dersom man ønsker å fjerne en læreplan fra en lærling kan man gjøre dette både via lærlingens profil, men også via læreplanmalen. Klikk på søppelikonet til høyre for aktuell person. Planen fjernes da fra lærlingen, men dokumentasjonen vil bli værende - dog uten læreplantilknytningen som eventuelt var.

Ved ved å klikke på "Aktiviteter" i toppmenyen, ser man listen over aktiviteter. Lærlinger vil kun se aktiviterer som de er påmeldt på av konsulent/ansatt - eller som har egenpåmelding. Konsulenter vil se alle. Dersom det settes "Åpen påmelding" vil alle kunne se aktiviteten i aktivitetslisten.

Velg "+Ny aktivitet" for å lage en ny aktivitet. Det kommer opp en boks hvor man fyller ut relevant aktivitetsinformasjon. Det er alt fra emne/tittel på aktiviteten, tidspunkt og sted, i tillegg til at man kan styre hvor mange deltakere aktiviteten skal/kan ha - og en mulighet til å registrere seg selv som deltakere. Man kan også velge hvorvidt det skal være en aktivitet hvor deltakerne selv kan melde seg av og på, eller ei.

Klikk på "i"-sirkelen ved siden av egenskapene for å få mer informasjon om hva de betyr.

Ved valg av "Innlevering" kommer det en ny boks opp når du klikker "lagre", slik at du kan sette detaljene om innleveringen. Her kan du sette en dato for innlevering (bruker automatisk sluttdato på aktiviteten), en vurderingsskala og eventuelt legge til en beskrivelse til leveransen.

Når aktiviteten er opprettet havner den i listen over alle aktiviteter. Ved å klikke inn på aktiviteten får man opp bildet nedenfor.

Her har man tilgang til å endre på aktivitetsinformasjon, samt legge til deltakere i aktiviteten. Man legger til deltakere ved å velge dem fra listen (se figuren under), listen henter automatisk alle personer i systemet, så man kan benytte seg av søkefunksjonen i listen. Man kan også legge til deltakere fra en gruppe. Da velger man ønsket gruppe fra nedfallsmenyen, og klikker på "+" til høyre for den. Alle deltakerne i gruppen blir da lagt til.

Som lærling har man en begrenset skriverettighet, det vil si at lærlingen ser det meste av informasjonen, men ikke har rettigheter til å utføre valg knyttet til den.

Dersom det er en innlevering ser bildet for konsulent ut som figuren nedenfor etterhvert som leveringene blir gjort.

Ved å klikke på "Vis innlevering" kan man gi en tilbakemelding i form av vurderingskriterier.

Ved å klikke på blyanten til høyre for innleveringen kan man registrere oppmøte/gjennomføring, legge til kommentar og eventuelt også sette en individuell innleveringsfrist.

For å registrere alle deltakere møtt velger klikker du på menyen til høyre i den blå linjen.

For de kontorene som har abonnement hos Norsk Industri er det mulig å knytte på enkeltressurser og ressurspakker til læreplanmalene sine. I denne veiledningen benytter vi den nyeste integrasjonen mot Norsk Industri, dette er en innstilling - og vi anbefaler alle kontorer med læremidler fra Norsk Industri å benytte den nyeste integrasjonen. Dette finner man under innstillinger.

Gå til ønsket læreplanmal, dersom det ikke er noen ressurser knyttet til den, velg "Legg til ressurser".

Man vil da få opp et vindu med oversikt over hvilke ressurser som er tilgjengelig for ditt kontor. Man kan filtrere på enkeltressurser eller pakker. Velg de man ønsker, og velg "lagre". Ressursene er da tilknyttet læreplanen.

For lærlingen, og inne på lærlingens profil vil ressursene man har knyttet opp ligge i den markerte boksen over hovedområdene og kompetansemålene:

Ved å klikke på den vil man se hvilke ressurser som er tilgjengelige knyttet til planen lærlingen har, og klikker man på disse får man opp ressursene, og kan klikke på disse.

For å opprette en vurdering på en lærling går man inn på den gitte lærlingen, og velger vurdering fra menyen på profilen deres.

Beskrivelse av de forskjellige innstillingene som er for vurdering kan man lese om her.

Om lærlingen har hatt tidligere vurderinger vil det vises en tidslinje med vurderinger i toppen av vurderingsvinduet. Disse kan man trykke på for å se de tidligere samtalene med kommentarer og referat.

For nytt vurderingsskjema velger man "+Ny vurdering".

Skjemaet er nå opprettet og tilgjengelig for å sette vurderinger for alle som ligger som deltakere. Vurderingen henter automatisk inn lærlingen, den ansvarlige konsulenten og den faglige lederen lærlingen har en relasjon til. Man kan legge til flere deltakere, men det er en begrensning slik at man kun kan velge blant personer som er relatert til lærlingen, samt andre konsulenter. Deltakere legges til ved å velge navn på deltaker fra nedfallsmenyen, og klikke på "+". Deltakere fjernes fra vurderingen ved å klikke på "x" foran navnet på den aktuelle. Relasjoner av lærlingen som ikke ligger som deltakere i vurderingen kan heller ikke sette vurderinger.

Dersom det ikke settes en møtedato for vurderingen vil systemet benytte seg av signeringsdato som møtedato. Husk å klikk "lagre møtedetaljer" dersom du endrer/legger til møtedato, agenda eller møtereferatet.

Både lærlingens kompetansemål og eventuelle delmål listes opp, og står klare til å vurderes. Delmålene listes opp, uavhengig om det er vurdering på disse eller ei. Det er kun mål som har vurderingskriterier som hentes inn i vurderingen. Dersom man ikke får inn noen mål, og lærlingen har en læreplan er det trolig fordi dette mangler. Les mer om vurderingskriterier og hvordan man legger til dette under "Administrering" og "Læreplanmaler". Standard er delmålsvurdering slått av, dersom man ønsker dette må det gjøres endringer i "innstillinger for OLKWEB".

Dersom man ønsker å endre utvalget av mål som skal vurderes kan dette gjøres ved å velge "Endre utvalg". Man huker av de kompetanse- og delmålene man ønske å vurdere og velger "Lagre utvalg". Sirkel-ikonet til høyre illustrerer i hvilken grad målet er godkjent (fra læreplanen).

Dersom noen av målene allerede har fått en vurdering i forkant av endring av utvalget vil ikke disse kunne fjernes fra vurderingen.

Som konsulent eller faglig leder gjør man vurderinger på bedriftens vegne, man har ikke mulighet til å sette vurdering på vegne av lærlingen. Lærlingen vil heller ikke ha tilgang til å se vurderingen gjort på bedriftens vegne før man kommer til vurderingssamtalen eller vurderingsskjemaet er satt i "oppsummeringsmodus". Konsulenter vil kunne se egenvurderingen som lærlingen setter fortløpende - men vil som sagt ikke kunne endre på den. Faglige ledere vil i utgangspunktet ikke kunne se lærlingens vurdering før oppsummeringsfasen, men dette finnes det en innstilling for (se "Innstillinger i OLKWEB").

For å se delmålene kan man klikke på "vis/skjul delmål", da åpnes alle kompetansemålene som har underliggende delmål. Man kan også klikke på de blå kompetansemålene for å åpne de. Dersom man har på delmålsvurdering ser skjemaet slik ut, med mulighet for å sette vurdering på målene:

Dersom man ikke har delmålsvurdering, vil det se slik ut:

Når lærling og bedrift har satt vurderinger klikker man på "oppsummer vurderingssamtale". Dette er det konsulenten som gjør. Da blir lærlingens vurdering "låst" og den kan ikke lenger endres. Bedriftens vurdering kan fortsatt redigeres. Dette kan være aktuelt f.eks. om det er uenighet om vurdering, og det blir behov for å endre mening. Det er også mulighet for å legge inn en kommentar i "snakkeboblen" på høyresiden av hvert mål, denne har man også tilgjengelig før oppsummeringen. Her kan man kommentere underveis i vurderingen.

For å se alle kommentarer som er skrevet i snakkeboblen kan man klikke på "vis/skjul kommentarer":

I oppsummeringsfasen har man også mulighet til å registere hvem av deltakerne som møtte til vurderingen.

Dersom ingen deltakere er har registrert oppmøte dukker dette også opp som spørsmål ved signering. Etter signering låses skjemaet, og det kan hentes som PDF for alle deltakere. Det er også mulig å låse opp skjemaet igjen for vurderinger, men vi anbefaler ikke at et skjema låses opp uten grunn.

Dersom det skulle være ønskelig, kan man også sende SMS og E-post til alle deltakerne.

For å opprette et nytt sett med vurderingskriterier velger man knappen til høyre som sier "+ Nytt kriteriesett" Man får opp en boks hvor man navngir det nye settet, kanskje hvilken sammenheng det skal benyttes - samt skrive litt om hva som skal til for å nå de forskjellige målene;

Når man har laget navn og beskrivelse på settet kan man begynne å lage de konkrete vurderingskriteriene som benyttes. Her kan man mulighet til å velge om målet tilsvarer bestått/godkjent, eller ikke bestått/ikke godkjent. Uavhengig av hva man velger her, er det navnet på målet (Meget bra, Bra og Ikke bra i dette tilfellet) som vises i en vurdering.

Man kan i teorien opprette så mange kriterier man vil, men statusene vil kun stå mellom bestått/godkjent, eller ikke bestått/ikke godkjent.

Ved vurdering av ikke-faglige mål kan man legge inn de ønskelige punktene kan man gjøre det på to måter.

Dersom man har flere fag som gjerne går gjennom de samme vil det være enklest og minst vedlikehold å legge til en plan, som deretter tildeles til alle lærlinger. Dette har vi beskrevet her: Egne vurderingsplaner

Om man har færre fag, og disse fagene har forskjellige punkter er det være ryddigst å ha disse punktene inn under den eksisterende læreplanen. De vil da kun være synlig i selve vurderingen. Vi har beskrevet dette her: Legge til vurderingspunkter i læreplan

Dersom du har opprettet et vurderingsskjema, men målene ikke dukker opp slik som de skal kan det være forskjellige ting som spiller inn. Her får du de vanligste.

1. Målene har ikke vurderingskriterie

2. Målene har vurderingskriterie, men vises fortsatt ikke

3. Målene mangler egenskapen vurdering

Målene har ikke vurderingskriterie

Dersom målene ikke har et vurderingskriterie vil de heller ikke vises i vurderingsskjemaet. Du kan enkelt se om målene har dette ved å 1) enten gå til lærlingens læreplan, for å se om den har vurderingskriterier. Dersom planen ikke har kriterier vil det vises med en informasjonsboks, slik som illustrert i bildet under.

Du må da redigere læreplanen, velge ønsket kriteriesett, og lagre. Dersom det ikke finnes kriteriesett finner du veiledningen på hvordan du oppretter det her. OBS. Dersom både læreplanen, og læreplanmalen mangler kriteriesett vil det være mest tidkrevende å legge vurderingskriteriet direkte på læreplanmalen, for å distribuere det ut til alle lærlinger som læreplanen, så slipper du gjøre det gjentakende for alle lærlingene.

Du kan også se om målene har vurderingskriterie ved å velge "Endre utvalg" i vurdering, der vil de stå markert med hengelås om de ikke har vurderingskriterie.

Merk at dersom du knytter på vurderingskriterie etter at vurderingen allerede er opprettet må du også følge steget under:

Målene har vurderingskriterie, men vises fortsatt ikke

Dersom målene har vurderingskriterie, men fortsatt ikke vises er det fordi vurderingsskjemaet ble opprettet før målene hadde vurderingskriterie. For å løse dette blar du ned til der målutlistingen skulle vært, og velger "Endre utvalg".

Der vil du få opp en liste over alle målene, velg så marker / fjern alle (evt. bare de du ønsker skal vurderes), og husk velge "Lagre utvalg".

Målene har ikke egenskapen vurdering

Dersom målene har vurderingskriterie, men fortsatt ikke dukker opp i vurderingsskjema, ei heller i forsøket ved å endre utvalg mangler målene egenskapen "vurdering". Dette må da knyttes mot målene for at de skal dukke opp i vurderingen. Vi har skrevet om egenskaper under læreplanmaler. Dette er også anbefalt å knytte opp på læreplanmalen, fremfor inne på den enkelte lærlingen.

Dersom man har flere fag som gjerne går gjennom de samme vil det være enklest og minst vedlikehold å legge til en plan, som deretter tildeles til alle lærlinger.

Når man legger til egne vurderingsplaner vil disse være synlig i læreplanen og, men man kan begrense det til kun hovedområdet - det anbefales da å legge på en tekst hvor man feks skriver at "disse punktene er kun synlig ved halvårsvurdering". Vi viser hvordan det blir seende ut videre i eksempelet her.

Gå til "Læreplanmaler", velg opprett ny læreplanmal, og velg "Tom læreplanmal". Gi planen et navn, feks. "Halvårsvurdering" eller lignende. Når den er opprettet vil den se slik ut:

Herfra går du til menyen på hovedområdet "Uten hovedområde". Velg "Endre hovedområde". Her kan hovedområdet navngis, få en beskrivelse (se bilde under). Dette blir det lærlingen ser når de klikker inn på planen under "læreplaner".

Deretter velger man "+ Hovedområde". Her kan du navngi det som dukker opp i vurdering. Det kan kalles for eksempelvis "Arbeidsmiljø". Her kan du også legge inn beskrivelse, om man ønsker. Før man lagrer går man til fanen "Egenskaper", og velg fjern synlighet. Da blir alle målene under dette hovedområdet ikke synlige i læreplan bildet til lærlingen, men de vil dukke opp i vurdering.

Legg til nytt kompetansemål. Legg til tittel, og eventuell beskrivelse på punktet, velg deretter fanen "Egenskaper" og fjern avhukingen på dokumentasjon. Dersom alle målene skal ha samme vurderingskriterier trenger man ikke legge disse til før når planen er ferdig. Se bildene under:

Fortsett slik til alle punktene man ønsker til vurdering i halvårssamtalen er lagt inn. Nå kan man knytte på et ønsket vurderingskriterie som lærling og bedrift skal kunne sette på disse målene. Dersom det ikke er opprettet et vurderingskriterie til dette fra før, må dette gjøres. Vi har beskrevet hvordan legge inn vurderingskriterier her. For å legge vurderingskriterier til planen klikker man på "Rediger læreplan" like under tittelen på planen. I listen over vurderingskriterier vil det først stå "ingen", velg deretter det kriteriersettet du ønsker, og velg "alle læreplanmål" dersom alle punktene skal ha dette kriteriesettet. Velg lagre.

Planen er nå klar for å tildeles til lærlingene. Dette gjøres enklest ved å gå til "Tilknyttede lærlinger" som du finner oppe til høyre på siden.

Inne på lærlingen, under "læreplaner" vil planen se ut som på bildet under.

Mens den i vurdering vil se slik ut:

Lage tekstmaler

Tekstmaler er gjenbrukbare for alle som har en konsulentrolle. Dersom man lager en tekstmal i form av signatur, vil denne kun være synlig for deg. Hvordan man bruker disse tekstmalene står beskrevet lengre ned på siden, klikk evt her.

Tekstmaler finner man i administratormenyen under navnet oppe i høyde hjørne.

For å legge til en ny mal, velg "+Ny tekstmal". Da får man opp en boks hvor man kan legge til en tittel, og innholdet i malen. I tillegg til dette kan man velge hvilken kategori den faller inn under. Dette er for å kunne tilby den mest aktuelle malen ettersom hvor man er i systemet når man legger til en tekstmal.

Når man lagrer vil man kunne se malen i listen over registrerte tekstmaler.

Bruke tekstmaler

Tekstmaler finnes forskjellige steder i systemet. Eksempelvis i aktivitet, ved utsending av SMS/e-post til lærling, og i oppgave/innlevering. I eksempelet nedenfor ser man hvordan det kan brukes i agendaen på en vurdering.

Over tekstboksen hvor man fører agendaen inn har man nå fått et valg som heter "+ Bruk innhold fra tekstmal". Klikker man på denne vil man få opp de forskjellige tekstmalene som er å velge fra, slik som vist under.

Velg ønsket tekstmal ved å klikke på "+Sett inn tekst". Da vil innholdet i malen limes inn i agenda-boksen. I eksempelet er det bare ett - men dersom man har flere maler vil disse også være synlig.

Når teksten er limt inn kan man redigere den ved å legge til eller fjerne tekst. Husk å lagre møtedetaljene når man har skrevet ferdig.

Om man har færre fag, og disse fagene har forskjellige punkter er det være ryddigst å ha disse punktene inn under den eksisterende læreplanen. De vil da kun være synlig i selve vurderingen.

Velg ønsket læreplan - obs - det er viktig at dette gjøres fra læreplanmalen, ikke inne på en enkeltlærling. Klikk deretter på "+Hovedområde". Kall det nye hovedområdet for eksempelvis "Halvårsvurdering". Ønsker man forskjellige vurderinger avhengig av hvor langt lærlingen er i løpet kan man gjenta denne prosessen/veiledningen flere ganger med å lage ett hovedområde for hver av disse vurderingene, eksempelvis "Halvårsvurdering 1", "Halvårsvurdering 2" osv. Før man lagrer velg fanen "Egenskaper", fjern avhukingen på "Synlighet". Klikk deretter lagre.

Dersom dette hovedområdet nå legger seg "midt mellom" de andre hovedområdene kan man endre rekkefølge på disse ved å velge "Sorter hovedområder".

Nå som hovedområdet er laget kan man legge til punktene man ønsker. Velg legg til nytt kompetansemål. Skriv inn tittel, eventuell beskrivelse og velg deretter ønsket vurderingskriterie. Før man lagrer velger man fanen "Egenskaper" og fjerner avhukingen på "Dokumentasjon".

Fortsett slik til alle punktene man ønsker til vurdering i halvårssamtalen er lagt inn. I eksempelet under ser man at det er lagt inn punkter for to forskjellige halvårsvurderinger. Når disse er ferdige, kan planen tildeles lærlingene - eller om det allerede er tilknyttet lærlinger til planen må den distribueres ut med endringene til disse.

Læreplanen inne på selve lærlingen vil se lik ut som før, og man vil ikke kunne se at de to nye hovedområdene ligger der. Men når man oppretter en vurdering vil disse bli synlig:

Begge halvårsvurderingene vil automatisk dukke opp, for å kun vurdere den ene, velger man endre utvalg. Her kan man da velge hvilke mål eller hovedområder i planen som skal benyttes i akkurat denne vurdering. Velger man "Marker/Fjern alle i hovedområdet" vil målene under dette hovedområdet ikke være mulig å vurdere. Husk å velge "Lagre utvalg" igjen når det er gjort.

Det vil da bli seende slik ut i vurderingen:

Under "Oppgave/innlevering" finner man en fane som heter "Oppgavesett". Her er en oversikt over alle lagrede oppgavemaler, med hvilken dato de er opprettet og eventuelt hvilken bedrift de tilhører.

I tillegg til dette kan man herfra opprette egne oppgavemaler.

Opprette en oppgavemal/et oppgavesett

For å opprette et nytt oppgavesett, velger man "+Nytt oppgavesett". Der får man mulighet til å gi malen et navn, samt styre hvorvidt malen skal være tilgjengelig for alle bedrifter og ansatte, eller kun en spesifikk bedrift. Man kan alltids endre på dette senere.

Når man klikker lagre blir man tatt til et nytt bilde, hvor oppgavesettet er laget. Det inneholder standard en innleveringsoppgave, som heter Oppgave 1. For å bygge opp en egen mal kan man endre på navnet og innholdet i denne - samt opprette flere nye oppgaver i malen.

Ved å klikke søppelbøtten eller blyantikonet til høyre for oppgaven, kan man slette eller endre oppgaven. Velger man blyanten og endre får man mulighet blant annet til å gi nytt navn og beskrivelse på oppgaven.

Legg til nye oppgaver i malen

For å legge til flere oppgaver i malen/oppgavesettet skriver man inn en tittel - etterfulgt av evt en beskrivelse og eventuelt vedlegg. Dersom man huker av på "Tillat læreplantilknytning", vil lærlingene kunne knytte innleveringen som opp mot mål fra læreplanen(e) sin(e). Dette blir ikke synlig i selve læreplanen, eller under dokumentasjon - det er kun i innleveringen.

Når man lagrer, vil man da ha en ny innleveringsmappe.

Endre bedriftstilknyting på oppgavesett/oppgavemal

Klikk på "Endre mal". Der kan man endre navn på oppgavesettet, samt endre til at den skal gjelde for en bedrift, eller alle.

Bruk en oppgavemal/et oppgavesett

Når man oppretter en ny oppgave/innlevering vil det stå hvilken bedrift malen er knyttet mot. De ansatte vil kun se de som er knyttet mot sin bedrift, og de som er tilgjengelig for alle.

Lage en signatur

For å lage en signatur i OLKWEB går man til tekstmaler, og velg "+Ny tekstmal". Det anbefales å ha to forskjellige signaturer - en for e-post og en for SMS. Dette er pga formateringen av teksten. Det er kun du som vil kunne se, endre på, og bruke dine signaturer. Signaturene kan brukes til utsending av SMS/e-post, men også andre steder i systemet.

Legg inn den teksten som er ønskelig som signatur, og velg kategori "Signatur". Det er mulig å lime inn et bilde i signaturen, MEN det må da limes inn fra et sted på nett - og ikke via en eventuell logo man allerede har i e-postklienten sin.

Eksempelet over viser en e-post-signatur, mens eksempelet under viser hvordan en SMS-signatur kan se ut.

Når disse er laget vil de ligge synlig i listen, og man kan når som helst endre på disse om man har behov for det. Det er som nevnt bare du som kan endre på din egen signatur.

Bruke signaturer ved utsending av SMS/E-post

For å bruke signaturen kan man eksempelvis sende ut en e-post, skrive innholdet, og deretter velge "Bruk innhold fra tekstmal". Da vil signaturene dukke opp, og man kan velge hvilken av de man ønsker benytte seg av.

Når man har et sett tagger man ønsker å bruke, kan disse knyttes opp mot lærlinger. Per i nå er taggene kun synlige inne på lærlingene, eller i lærlinglisten, ved å filtrere på ønsket tagg.

Inne på lærlingen har man en egen boks som heter "Tagger". Der kan man se tagger vedkommende har, og knytte opp nye.

Velg "Administrer tagger". Man får da opp oversikt over hvilke tagger man kan velge fra, eller velge å opprette en ny tagg. Den nye taggen blir synlig for alle konsulentbrukere, og kan brukes på flere lærlinger.

Man vil da få oversikt over alle tagger som er knyttet opp mot vedkommende:

Ved å filtere på ønsket tagg ser man lærlinger knyttet mot den:

I toppmenyen finner du et menypunkt som heter "Oppgaver/Innleveringer". Ved å klikke på dette får du opp alle oppgaver og innleveringer som er laget. Dette kan være mappeoppgaver slik som minifagprøve, eller andre type mappeoppgaver.

Det er lagt opp slik at man kan lage en innleveringsmappe (med innleveringsfrist), og i mappen kan man ha en eller flere under oppgaver, som alle kan settes med individuell innleveringsfrist (om det er ønskelig). Innleveringsmappen og hver enkelt oppgave inni mappen kan ha en egen beskrivelse om hva som skal gjøres.

Også faglige ledere/veiledere/instruktører (de ansatte i lærebedriftene) kan opprette og administrere oppgaver og innleveringer for sine lærlinger. Innleveringene finnes også på lærlingens profil, under "Innleveringer", denne viser selvfølgelig kun de som de selv er knyttet mot.

Opprette en innlevering

For å opprette en innlevering kan man gå via toppmenyen/eller på en spesifikk lærling.

Der listes alle andre oppgaver/innleveringer opp. Her kan man filtrere på om man vil se alle, eller kun fremtidige oppgaver. For å lage ny, klikk på "+ Ny oppgave/prøve".

Man får da opp en boks for å fylle ut standard informasjon slik som vist nedenfor. Man velger deretter hvorvidt man ønsker å lage en oppgave/prøve med utgangspunkt i et oppgavesett, eller ikke. Under figuren står det beskrevet hva de forskjellige valgene i boksen gjør.

Beskrivelse av valgene man kan gjøre:

Type aktivitet: Man kan nå velge mellom to forskjellige typer, det er Annen eller Minifagprøve. Det har ingen betydning for oppsett eller annet enn at man på et senere tidspunkt skal kunne filtrere på type oppgave.

Publiseringsdato: Her kan man opprette oppgaver frem i tid, og selv velge når den skal bli synlig for de lærlingene som skal ha den. Du som konsulent vil kunne se den, selv om den ikke er publisert for lærlingene enda.

Velg oppgavesett: Her vil det første gang stå "Ingen" eller "Minifagprøve". Dette valget gjør det mulig å lage predefinerte "oppgavesett" som brukes ofte. Velger du "Minifagprøve" fra valget i listen vil det være et standardoppsett som baserer seg på fire oppgaver: Planlegging av oppgaven, Praktisk gjennomføring av oppgaven, Dokumentasjon og Egenvurdering. Det vil si at lærlingene kan registrere besvarelse på hver og en av disse oppgavene i mappen. Obs. dersom man endrer i standardmalen "Minifagprøve" vil den kunne være annerledes enn beskrevet over.

Dersom man velger "Ingen" vil det ikke være noen predefinerte oppgaver i mappen, og man kan opprette egne oppgaver.

Man kan også legge til og fjerne oppgaver fra den malen man velger, og eventuelt lagre disse på nytt, som en ny mal. Da vil den nye malen også dukke opp som et forslag under "velg oppgavesett" ved oppretting av neste oppgave/innlevering.

Vurderingsskala: Vurderingsskala er rett og slett hvilket vurderingskriterie som skal benyttes i vurdering av oppgaven. Denne henter per i dag ut alle vurderingskriteriesettene som er i deres OLKWEB.

Når oppgaven er opprettet vil det slik ut. I eksempelet har vi benyttet oppgavesettet "Minifagprøve".

Man har mulighet til å legge til deltakere som skal ha denne oppgaven ved å finne vedkommende i listen nede til venstre, og klikke på plusstegnet ved siden av. I tillegg til dette ser man at man kan legge til flere nye oppgaver til oppgavesettet vi har benyttet.

For å se beskrivelsen på hver oppgave kan man klikke på "Vis beskrivelse".

Lage nytt oppgavesett

Vi anbefaler at dersom man skal lage et nytt oppgavesett, så gjøres det under oppgavesett, slik som beskrevet her. Det er dog også mulig å gjøre det ved opprettelse av en oppgave. Man velger da "Ingen" under oppgavesett når man lager en oppgave/innlevering.

Innleveringen vil da bli seende ut som på bildet nedenfor, som du ser er det ingen oppgaver i denne.

For å legge til nye oppgaver fyller man ut formen under, der hvor det står "legg til nye oppgaver", og klikker på "lagre". Her kan man legge ved lengre beskrivelser, vedlegg og hvorvidt lærlingen skal kunne knytte innleveringen sin mot læreplanmål. Det vil si at lærlingen når de besvarer oppgaven kan knytte besvarelsen mot konkrete kompetanse og delmål fra læreplanen(e) de er tilknyttet. Dersom man ikke legger ved en innleveringsfrist per individuelle oppgave, vil innleveringsfristen bli det samme som innleveringsfristen på selve mappen.

Når man har laget en mal ferdig, med de oppgavene man selv ønsker. Kan man klikke på "Lagre oppgavesett som ny mal", og gi den et navn slik at man kan bruke den opp igjen.

Neste gang man oppretter en oppgave/innlevering vil man da kunne velge dette oppsettet:

Bytte oppgavesett/mal

Dersom man har valgt feil oppgavesett kan man fint bytte dette - så lenge ingen har besvart på oppgaverknyttet til det første oppgavesettet. Dette vil man få beskjed om i toppen av siden, slik som vist under:

Dersom ingen har besvart, kan man endre det ved å klikke på "Bruk en annen mal". Her er det viktig å være obs på at dersom du har lagt til oppgaver eller redigert det oppgavesettet du har per i dag, og ønsker å beholde endringene, må du lagre det som nytt oppgavesett/ny mal før du bytter.

Når man har et sett tagger man ønsker å bruke, kan disse knyttes opp mot ansatte på to måter. Enten via ansattlisten, eller inne på profilen til en ansatt.

Knytte tagger til ansatte via ansattlisten

I ansattlisten kan man ved å klikke på knappen helt til høyre for den ansattes navn. Der velger man å administrere tagger.

Man får da opp oversikt over hvilke tagger man kan velge fra, eller velge å opprette en ny tagg. Den nye taggen blir synlig for alle konsulentbrukere, og kan brukes på flere ansatte.

Velg ønsket tagger fra tilgjengelige tagger, eller opprett en ny tagg, velg lagre. Den nye taggen dukker da opp i listen på den ansatte.

Knytte tagger mot ansatte fra ansattprofil

Inne på en ansatt sin profil finner man menypunktet "Tagger". Der får man oversikt over hvilke tagger de har knyttet mot seg - og kan legge til en ny tagg fra eksisterende tagger, eller opprette en ny tagg. For å administrere disse velger man "administere tagger", der kan man velge fra andre tilgjengelige, eller lage en ny tagg.

Man kan også velge fjerne en tagg i den ansattes liste over tagger:

Det er mulig å tagge både lærlinger og ansattbrukere med forskjellige tagger (merkelapper). Det kan for eksempel være "Daglig leder", "TAF", "HMS-ansvarlig" eller andre tagger som dere ønsker å merke de med. Med taggene kan man filtrere i både lærling- og ansattlisten, slik at man får oversikt over alle med en tagg. For å se hvordan man knytter tagger til ansatte gå hit, for å knytte mot lærlinger, gå hit og for å knytte tagger mot bedrift - gå hit.

Administrering og opprettelse av tagger

For oversikt over alle tagger, og oppretting av nye kan man gå til "Tagger" i administratormenyen.

Der har man oversikt over alle tagger som man har i dag, predefinert finnes "Aspirantansvarlig" og "Kontaktperson". Disse kan man ikke fjerne eller redigere. Man får også oversikt over hvor mange personer som er knyttet mot taggene. Klikker man på denne lenken kommer man til listen som viser hvem som er tilknyttet.

For å legge til en ny tagg klikk "+Legg til ny tagg". Der skriver man hva man ønsker taggen skal være, eksempelvis "Daglig leder", slik som vist i eksempelet under. Man kan i tillegg legge til en beskrivelse, slik at alle konsulentbrukere vet hva den taggen betyr. Velg også hvilken rolle det gjelder for, om det er for ansatte, lærlinger eller bedrift.

Den predefinerte fargen som blir på taggen er "OLKWEB-blå", slikt som vist i bildet over. Ønsker man endre dette kan man enten skrive inn fargekoden på ønsket farge, eller klikke på den blå firkanten med farge for å velge en annen slik som vist under.

Når ønsket farge er valgt, velger man lagre og taggen kan nå kobles opp mot den brukerrollen som ble valgt. Taggene man legger inn blir sortert etter hvilken brukerrolle de tilhører.

For å se hvordan man knytter tagger til ansatte gå hit. For å se hvordan man knytter mot lærlinger, gå hit. For å se hvordan man knytter tagger til bedrift gå hit.

Ved oppretting av alle brukere i OLKWEB har man en avhukingsboks for å sende ut velkomstmelding på e-post til vedkommende som opprettes. Disse velkomstmeldingene inneholder informasjon om hvordan de skal logge på i OLKWEB.

Dersom man velger å ikke sende ut disse velkomstemeldingene ved oppretting kan det nå enkelt gjøres senere. Muligheten for å sende ut velkomstmelding forutsetter at vedkommende aldri har vært pålogget i OLKWEB med den aktuelle brukeren.

Det kan gjøres to steder, enten inne på vedkommende sin profil, eller i rapportene ("Lærling innlogging", «Ansatte innlogging» og «konsulenter innlogging»).

Velkomstmelding fra profil

For lærlingene finner man nå en knapp som heter "Send velkomstmelding" ved siden av knappene for e-post og SMS-utsending. Den er kun synlig dersom h*n ikke har vært pålogget før.

Det samme gjelder for ansattbrukere:

Masseutsending av velkomstmelding fra rapport:

Dersom man har flere brukere kan man i rapporten «lærling innlogging» filtrere på «Aldri innlogget inn», så vil man få en mulighet til å sende velkomstmelding. Dette gjelder også rapportene «Ansatte innlogging» og «konsulenter innlogging».

Når man velger filteret "Aldri logget inn" vil listen vise alle som aldri har logget inn, og man får opp en knapp for å sende disse velkomstmelding.

Man kan selvfølgelig bruke flere av filterne i listen samtidig, og feks filtrere på et fagområde, mine lærlinger osv, slik som vist under:

Klikker man på "Send velkomstmelding" nå vil de personene som er i listen stå som mottaker, og man får en forhåndsvisning av hva mailen vil inneholde:

Når man har et sett tagger man ønsker å bruke, kan disse knyttes opp mot en bedrift på to måter. Enten via bedriftslisten, eller inne på profilen til en bedrift.

Tagger på bedrifter er tilgjengelig i bedriftslisten, og i rapporten bedriftsrapport.

Knytte tagger til en bedrift via bedriftslisten

I bedriftslisten kan man ved å klikke på knappen helt til høyre for bedriftens navn. Der velger man å administrere tagger.

Man får da opp oversikt over hvilke tagger man kan velge fra, eller velge å opprette en ny tagg. Den nye taggen blir synlig for alle konsulentbrukere, og kan brukes på flere bedrifter.

Velg ønsket tagger fra tilgjengelige tagger, eller opprett en ny tagg, velg lagre. Den nye taggen dukker da opp i listen på bedriften.

Knytte tagger mot en bedrift fra bedriftsprofil

Inne på en bedrift sin profil finner man menypunktet "Tagger". Der får man oversikt over hvilke tagger den har knyttet mot seg - og kan legge til en ny tagg fra eksisterende tagger, eller opprette en ny tagg. For å administrere disse velger man "administere tagger", der kan man velge fra andre tilgjengelige, eller lage en ny tagg.

Man kan også velge fjerne en tagg i bedriftens liste over tagger:

Kurs/sertifikater legger man inn som fritekst. Når man registrerer kurs/sertifikater på lærlinger eller ansatte er det disse man kan velge mellom - det gjelder også for når ansatte og lærlinger skal legge til egne kurs/sertifikater.

Klikk på "+ Nytt kurs/sertifikat" for å legge til et nytt. Der skriver man inn navn/tittel på kurset/sertifikatet - og velger hvilke roller det gjelder for. Som illustrert i figuren nedenfor kan man velge om det kun skal gjelde for lærlinger, kun for ansatte - eller for begge typene.

Egendefinerte/private kurs for ansatte

Det er mulig å legge til egne kurs på ansatte uten at de er forhåndsdefinerte, og dersom man har på innstillingene for dette - er det også mulig for de å gjøre selv. Merk at dersom det er private kurs/sertifikater vil det ikke være mulig filtrere på disse i rapportene for kurs/sertifikat.

Velger man fanen "Opprett privat kurs/sertifikat" får man mulighet til å registrere et uten at det er forhåndsdefinert. Det blir liggende markert med et ikon for "privat".

I noen tilfeller vil det kunne være hensiktsmessig med andre, eller flere relasjoner knyttet mot en lærling/praksiskandidat/lærekandidat. Man kan da enkelt opprette en egendefinert relasjon.

Gå til "Relasjonstyper" i administratormenyen under navnet ditt oppe til høyre. Da vil man få opp en liste over hvilke relasjonstyper man har, både standard og egendefinerte. I tillegg vil man i listen kunne se hvor mange aktive relasjoner hver relasjon har i dag.

Klikk på "+ Ny relasjonstype" for å lage en ny relasjon. Skriv inn hva man ønsker å kalle relasjonen, og velg "Lagre".

Ved oppretting av alle brukere i OLKWEB har man en avhukingsboks for å sende ut velkomstmelding på e-post til vedkommende som opprettes. Disse velkomstmeldingene inneholder en standardtekst med informasjon om hvordan de skal logge på i OLKWEB.

Med OLKWEB 3.18 kom oppdateringen slik at hvert opplæringskontor nå kan lage egen tekst i velkomstmeldingen. Noe er standarisert, slik som hvilken informasjon som er registrert om vedkommende, brukernavn og passord - samt hvor de kan logge inn.

For å endre innholdet i velkomstmeldingene går man til "Innstillinger for OLKWEB" som finnes i administratormenyen under navnet oppe til høyre i OLKWEB. Obs. Dette er den generelle meldingen som sendes ut på vegne av opplæringskontoret, den er ikke fra "deg", så bruk generell informasjon.

Første punktet i innstillingene er "Velkomstmeldinger", klikk på knappen som sier "Gå til velkomstmeldinger".

Her får man over oversikt over hvordan meldingene ser ut, og det er delt opp i 3 forskjellige meldinger, en for hver av brukerrollene; lærling, ansatt og konsulent.

Man kan endre tittel, innhold og bunntekst i meldingen. Det gjøres enkelt ved å klikke på knappen til høyre for det feltet man ønsker endre. Klikker man på "Tittel" får man opp en boks for å endre innholdet i tittelen. Skriv det som er ønskelig, og lagre.

Det samme gjelder innhold og bunntekst.

Når ønsket tekst er lagt inn i boksene vil man få en visning av dette i grensesnittet. Dette er da meldingene som blir sendt ut ved oppretting av nye brukere, eller ved utsending av velkomstmelding på et senere tidspunkt.

Alle personene som er registrert i systemet finner du under "Personregister" i administratormenyen. Denne listen gir deg mulighet til å finne ut om det er flere kontoer i OLKWEB registrert på samme navn, eller hvem som feks har en e-postadresse. Du kan med andre ord søke på både navn og e-post i listen.

Du kan også velge å "låse" personer direkte fra personregistrert. De vil da ikke få logget inn i OLKWEB, og får beskjed om at "kontoen er låst".

Under ser du hvordan personregisteret ser ut.

Grønn og åpen hengelås til høyre for brukeren betyr at de er ulåst, og kan logge inn som normalt. En rød og lukket hengelås indikerer at de er låst. For å endre på låst/ulåst på en bruker kan du klikke på hengelåsen. Klikker du på en grønn blir den rød og låst, for å låse opp klikker du på en rød, slik at den blir grønn og åpen.

Personvern og brukervilkår finner man under administratormenyen oppe til høyre. Her kan man legge inn en egen personvernerklæring, og brukervilkår om man ønsker dette. Når et samtykkeskjema er publisert må alle brukere samtykket kreves av samtykke for å kunne benytte OLKWEB.

Oppretting av samtykkeskjema

Inne på Personvern og brukervilkår vil det før man har lagd noen skjemaer, være tomt. Her kan man da velge å opprette nytt. Når man oppretter vil man få spørsmål om man ønsker å lage en ny Personvernerklæring, eller om man ønsker nytt Brukervilkår.

Etter valgt type lages et utkast. Her kan man føre inn et sammendrag, og selve teksten for erklæringen/brukervilkåret. Deretter kan man velge hvem samtykket skal kreves av. Man kan velge hvorvidt man ønsker å lagre som utkast, eller publisere. Når man velger å publisere vil alle brukere som man har krevd samtykke for få opp boksen for å samtykke - noe de må gjøre før de kommer seg videre/får gjort noe mer i systemet.

Forskjell på de to typene:

Personvernerklæring: Dette dokumentet skal beskrive hvordan personopplysninger blir behandlet i OLKWEB. Les mer om hva en personvernserklæring skal inneholde på datatilsynets nettsider.

Brukervilkår: Dette dokumentet skal beskrive hvilke regler som brukeren må forholde seg til når de skal bruke OLKWEB. Dette kan f.eks. være at det ikke er lov å laste opp dokumenter som inneholder sensitiv informasjon. Obs. Dette er ikke regler fra systemet - men regler dere måtte ha internt i opplæringskontoret.

Obs. Dersom en bruker har flere roller, feks en instruktør som tidligere har vært lærling - vil vedkommende måtte samtykke til erklæringer/brukervilkår for begge rollene.

Endre på publiserte samtykkeskjema

Alle samtykkeskjemaene man har ligger til enhver tid tilgjengelig, slik som vist på figuren under. Hvilken status de har (publisert, utkast eller arkivert) er synlig - samt tidspunkt for sist endret, og hvem det gjelder for.

Dersom man ønsker endre på et publisert skjema klikker man seg inn på ønsket skjema, der vil man se at det er låst for å gjøre endringer. Dersom man vil gjøre endringer må alle brukerne skjemaet krever samtykke av måtte samtykke på nytt.

Det er mulig å lage grupper for lærlinger og ansatte på kontoret. Det kan feks være nyttig for noe å samle lærlinger innenfor et fagområde og oppstart.

Du finner «Grupper» i administratormenyen din. Ved å klikke på menypunktet havner du på en oversikt over alle gruppene dere har på kontoret/installasjonen.

For å legge til en ny gruppe kan du klikke på "+ Ny gruppe" til høyre i bildet. Dersom du kun ønsker å administrere en gruppe kan du klikke på gruppenavnet.

Skriv så inn navnet på gruppen, samt en beskrivelse, om du ønsker det. Klikk lagre.

Gruppen din er nå opprettet, og du kan legge til medlemmer i gruppen. Dette gjør du ved å velge "Legg til medlemmer". Dersom du ønsker å endre navn, eller beskrivelse på gruppen gjøres det under "Endre gruppe". Ved å klikke på "Legg til medlemmer" får man muligheten til å søke opp de personene man måtte ønske å ha i gruppen, og huke av.

Når man begynner huke av de man ønsker å ha med i gruppen vil de dukke opp under "Valgte personer" på høyresiden i bildet, slik som på figuren nedenfor.

Klikk på "Lagre", og du har gruppen din. Denne kan du sende SMS og E-post til via knappene under medlemslisten.

Valget lærefag i administrasjonsmenyen tar for seg alle fagene opplæringskontoret har tilgjengelig. Her kan det hentes inn fag fra UDIR ved å begynne å skrive navnet på faget,og velge det fra listen som dukker opp.

Når man har lagt til fagene på opplæringskontoret, kan man hente disse, og vise hvilke av dem som er tilgjengelig i de forskjellige bedriftene. Det er også disse fagene som man knytter lærlingene opp mot i opprettelsen/endringen. I faglisten her ser man også hvor mange lærlinger som er tilknyttet det faget, og eventuelt om det er har ekstra læretid eller ei. Det er kun fag uten tilknyttede lærlinger som man har mulighet til å fjerne fra listen.

Man har også mulighet til å endre på faget. Man får mulighet til å redigere navnet, og eventuelt sette på ekstra læretid.

Opprett ny konsulent

Når man velger "+Ny konsulent" får man spørsmål om man vil bruke en eksisterende person, eller legge til en ny en. Dersom man har hatt vedkommende registrert i systemet fra tidligere, men de ikke har noen rolle lengre, vil man kunne finne h*n i listen.

Dersom man ønsker opprette en person som ikke har vært i OLKWEB før, velger man heller "+Opprett ny konsulent". Da får man opp felter for å fylle ut informasjon.

Opprette ny konsulent av en eksisterende bruker

Dersom man en bruker som har hatt andre roller i systemet tidligere (feks. lærling eller ansatt), men nå skal være konsulent - kan de legges til på følgende måte.

Gå til "opplæringskontor" i administratormenyen, velg "+Ny konsulent".

I stede for å legge til en ny bruker med ny e-post og personalia, velger man å bruke en eksisterende person. Finn den riktige personen.

Dersom vedkommende ikke husker brukernavn/passord så kan det sendes ut en ny velkomstmelding. Dersom ikke velkomstmeldingen blir sendt ut, benyttes samme brukernavn og passord som tidligere.

Under valget Opplæringskontor kan man administere konsulenter, og generell informasjon knyttet til bedriften. For å administrere kontoret som enhet brukes menypunktet til høyre i kontorbildet. Når det klikkes på "endre kontor" kommer det opp en boks med kontorinformasjon:

I tillegg til å gjøre kontorendringer, kan man også opprette, samt endre og fjerne andre konsulenter.

Legg til logo på PDF for første gang

Gå til "Opplæringskontor" i administratormenyen oppe i høyre hjørne. Velg deretter å "Endre opplæringskontor".

Klikk på fanen "PDF Logo". Her kan man laste opp bildet man ønsker benytte som logo på PDFene fra systemet. Velg lagre. Om logoen skal byttes senere gjentas prosessen.

Legg til logo - tidligere brukt ekstern lenke

Dersom dere tidligere har hatt en lenke til et bilde utenfor OLKWEB utføres prosessen på lik linje som over - men dere vil også bli informert om hvor man kan hente bildet. Etter å ha lagret bildet på egen PC kan det lastes opp under "Velg PDF-logo". Velg lagre og så er det i orden.

Fjerne en konsulent

Dersom man ønsker å fjerne en av konsulentene som er registrert - velg "stoppikonet" til høyre for navnet deres i listen over konsulenter. Man vil da få opp en bekreftelsesboks, og vedkommende blir låst ute fra systemet om man velger å avslutte konsulent.

For å se avsluttede konsulenter, kan man gå til "Konsulenthistorikk". Her kan man også gjenopprette en konsulent om man har behov for det. Merk at relasjonene til lærlinger vil ikke bli gjenopprettet.

Feil beløp på noen lærlinger

I noen tilfeller er feil beløp på kun noen lærlinger, selv om de har akkurat like mange måneder i perioden og samme basis og fordeling.

Dette skyldes gjerne "Annen godskriving". Dersom man registrerer inn "Annen godskriving" og har på innstillingen som sier at godskriving skal ha betydning på tilskuddet, vil det forventede beløpet justere seg basert på antall måneder av annen godskriving.

Løsningen vil være 1) enten slå av innstillingen, 2) fjerne annen godskriving eller 3) føre antall måneder med godskriving i tekstfeltet, fremfor månedsfeltet. Så fort man fjerner månedene med annen godskriving vil man da se at beløpet justerer seg.

Feil historikk, lærlingen har hatt læreløp i annen bedrift - tilskuddet er borte

Dersom lærlingen har begynt et nytt læreløp, men man kun har endret informasjonen (læretid, bedrift o.l.) på profilen til vedkommende til å være for det nye læreløpet vil tilskuddet bli feil. Når man flytter på læretiden vil dette spille inn på tilskuddet. For alle som begynner et nytt læreløp anbefaler vi å følge veiledningen som du finner her, for hvordan lage ny kontrakt på lærlingen. Da vil tilskuddet bli riktig for periodene h*n har hatt, og har.

Inne på en lærling ser man oversikt over det forventede tilskuddet, basert på basisen de har. Dersom det ikke skulle være noen forventet beløp synlig, vil det enten være manglende basismodell, eller manglende bedriftsrelasjon.

For trekk og tillegg som gjøres direkte på en lærling, gjøres dette her. Man kan i tillegg endre innstillinger for tilskudd herfra, men vær obs på at innstillingene da vil gjelde for alle på kontoret.+

For å registrere et trekk eller tillegg, velg "+trekk/tillegg" i listen.

Her kan du registrere summen, en beskrivelse og velge hvorvidt det skal være et trekk, eller tillegg - og hvordan fordelingen skal være.

Hva de forskjellige fordelingene betyr

Fylke: Endrer det forventede beløpet. Et trekk eller tillegg her vil øke eller minske beløpet som senere fordeles etter fordelingsnøklene.

Bedrift: Et bedriftstillegg vil da ta tilleggssummen fra kontoret, og legge det på bedriften. På lik linje vil et bedriftstrekk ta beløpet fra bedriften, og legge det på kontoret.

Ikke til fordeling: kroner som ikke er en del av det opprinnelige basisbeløpet. Dette beløpet trekkes, eller kommer som et tillegg direkte til kontoret.

Få oversikt over trekk og tillegg/lås

Klikk på hamburgermenyen for å få litt forskjellige valg om den gitte lærlingens tilskudsperiode. Fra menyen kan du registere både trekk/tillegg, fravær (med trekk), låse perioden, få detaljer om registrerte trekk/tillegg og hente ut PDF.

Når en periode er låst, får du ikke låst den opp igjen herfra. Det må gjøres i lærlingtilskuddet under "tilskudd" fra adminmenyen.. Den låses når du er ferdig med tilskuddsrapporteringen for det gitte halvåret.

Fagkodene kan importeres fra UDIR. For å gjøre dette gå til "Fagkoder" i menyen under navnet ditt.

Der finner man oversikt over hvilke fagkoder som er registrert fra før, og mulighet til å legge til flere. Velg da "Hent fag" slik som illustrert i figuren under.

Da får du opp muligheten til å søke etter det aktuelle faget du ønsker. Merk at det er mange fag, slik at det er en fordel å søke med fagkoden, fremfor navnet på faget.

Når du valgt det aktuelle faget, velger du hvilken fagtype det er, og deretter velger du lagre. Fagkoden kan da registreres inn som manglende fag på lærlingene.

Meldinger i systemet

Velkomstmeldinger

Man kan tilpasse velkomstmeldingene som blir sendt ut til hver brukergruppe til å passe sitt kontor. Dette anbefaler vi alle kontorer å gjøre. Klikk på "Gå til velkomstmeldinger" og rediger de forskjellige malene.

Ferdig avhuket for "Send velkomstmelding" ved opprettelse av nye brukere

Gjør det mulig å styre hvorvidt boksen for "Send velkomstmelding" skal være standard avhuket eller ikke ved oppretting av nye brukere. Denne er standard på. Dersom man endrer denne til av vil det gjelde for oppretting av alle brukere.

Konsulenter kan se hverandres sendte meldinger

Dersom dette er slått av vil man kun kunne se sine egne sendte meldinger i meldingssenteret. Slås den på vil man kunne filtrere og se andres sendte meldinger.

System

Generelle innstillinger i systemet:

Tillat 3 forsøk på fag-Svenneprøve

Innstillingen tillater at man kan legge til et nytt forsøk under "Fag-/svenneprøve" inne på en lærling etter at andre forsøk ikke er registrert med bestått eller bestått meget godt.

Standard merknad i nye kontrakter

Gjør det mulig å legge inn en tekst som dukker opp på alle nye lærekontrakter man legger inn i systemet.

Vis tre eksemplarer av lærekontrakt og opplæringskontrakt i PDF-utskrift

Er denne slått på vil PDF av lærekontrakt og opplæringskontrakt komme i tre eksemplarer, fremfor én.

Inkluder praksiskandidater i "Alle lærlingtyper"

Slås denne på vil praksiskandidatene være standard synlig i filter for "Alle lærlingtyper", ellers må disse kandidatene hektes på i filterne.

Egen logo på PDF?

Her kan man legge inn en lenke til en egen logo, denne logoen vil da vises på alle PDF-er som blir tatt ut av systemet. OBS. Det er viktig at man legger inn en bildelenke, det vil si en lenke som slutter på feks .jpeg, .png eller .gif.

Logoen skaleres ned til maksbredde og maks høyde på 200 piksler.

Dokumentasjon

Fjern dokumenteringsknapp på dashbord for lærlinger

Denne er standard av, slik at lærlingene kan dokumentere rett fra dashbordet sitt. Settes denne til "på", vil grafen og muligheten til å kunne dokumentere rett fra dashbordet forsvinne.

Bruk tittelfelt i dokumentasjon

Innstillingen er standard på, og gjør at lærlingene kan legge inn et "Emne" eller overskrift på dokumentasjonene. Dersom man setter denne til av, vil feltet for "Emne" forsvinne.

Tilgjengeliggjør timeregistrering på dokumentasjonene for lærlinger

Gjør at lærlingene kan registrere timer på dokumentasjonen sin. Dette gjelder også for dokumentering som gjøres i OLKWEB appen.

Læreplan

Tillat deling av læreplaner til andre opplæringskontor

Dersom denne innstillingen er slått på vil man kunne dele og motta læreplaner fra andre kontorer. Dersom et kontor deler en læreplan til ditt kontor, vil man måtte godta denne for at den skal bli aktiv hos dere.

Automatisk godkjenning av kompetansemål når gjennomføring er satt på alle underliggende mål

Om denne innstillingen er slått på vil det si at når alle delmål er gjennomført vil kompetansemålet automatisk settes til gjennomført.

Automatisk oppdatering av alle relaterte delmål når gjennomføringsstatus settes på kompetansemålet

Om denne innstillingen er på vil alle delmål under et kompetansemål settes til gjennomført når kompetansemålet settes til gjennomført.

Inkluder vurderingsmodus i læreplanbildet til lærlinger

Er en eldre versjon av gjennomføring av mål, Innit anbefaler å la denne være slått av.

Bruk versjon 2 av integrasjonen av ressursbiblioteket til Norsk Industri

Tilgjengeliggjør den nyeste versjonen av integrasjonen mot Norsk Industri, og anbefales å bruke. Det må dog legges inn ressurser på nytt på alle læreplanmalene.

Innlogging

Bruk av tofaktorautentisering med SMS eller Epost

Kan slås av og på for ønsket brukergruppe. Det er greit å være obs på at dersom det benyttes SMS ved verifisering, vil disse trekkes fra inkludert SMS-pakke.

Tid i timer før du blir utlogget for inaktivitet web

Her kan man styre hvor mange timer man ønsker det skal være før man automatisk logges ut. Standard er 8 timer.

Tid i timer før du blir du blir utlogget for inaktivitet app

Her kan man styre hvor mange timer man ønsker det skal være før man automatisk logges ut på mobil appen. Standard er 8 timer.

Kurs/sertifikat

Tillat kurs/sertifikat på ansatte

Åpner for at konsulenter kan legge til kurs/sertifikater på ansattbrukere

Tillat ansatte å administrere egne kurs/sertifikater

Gjør det mulig for at ansatte selv kan legge til kurs/sertifikater, uten vedlegg. For at denne skal være tilgjengelig må "Tillat kurs/sertifikat på ansatte" være slått på.

Tillat ansatte å laste opp vedlegg under kurs/sertifikater

Gjør det mulig for ansatte å legge til vedlegg når de registrerer kurs/sertifikat på seg selv. De to overliggende innstillingene må være slått på for at dette skal være mulig.

Tillat ansatte å administrere lærlingers kurs/sertifikater

Denne innstillingen gjør at ansatte kan registrere kurs/sertifikat på sine lærlingers profil.

Tillat lærlinger å administrere egne kurs/sertifikater - vedlegg påkrevd

Åpner for at lærlinger selv kan legge inn kurs/sertifikater. De kan dog kun velge fra listen over registrerte kurs/sertifikater som konsulenter legger inn. I tillegg er det et krav om at lærlingene må legge ved et vedlegg for at de skal kunne registrere kurs/sertifikat.

Tilskudd

UDIR oppgir både basis 2 årssats og månedssats. Månedssatsen er avrundet mens årssatsen er nøyaktig. Bruk basis 2 årssats i stedet for månedssats oppgitt av UDIR?

Man kan velge hvilken sats man ønsker å benytte. Dette kan nårsomhelst endres på.

Godskriving har betydning for tilskuddsutregningen

Dersom denne innstillingen er slått på, vil alt som registreres under "annen godskriving" på en lærling påvirke tilskuddsutregningen og summene som blir beregnet.

Dag i måneden som skal brukes når tilskudd telles.

Dette er fra og med hvilken dato som skal brukes. Et eksempel: Hvis 15. er brukt, så vil lærlinger som begynner 1-15, og lærlinger som slutter 15-30(31) motta tilskudd for den måneden.

Bruk av basismodell for å regne ut måneder i læretiden

Man kan velge å benytte basismodell for utregning av måneder i læretiden, dersom innstillingen er slått av regnes det ut måneder på bakgrunn av læretid start og slutt.

Tagger

Innstillinger på hvorvidt man ønsker å benytte tagger på lærlinger og ansatte. Disse er standard slått på, dersom man ikke ønsker å ha det på, kan man ta det bort ved å velge av.

Vurdering

Ansatte kan opprette, endre og administrere vurderingsskjema

Er standard slått av. Dersom man slår denne innstillingen på vil ansatte kunne administrere vurderingsskjemaet på lik linje med dere som er konsulenter.

Ansatte kan se lærlingens vurdering før oppsummering

Dersom denne er slått på vil de ansatte kunne se hva lærlingen selv vurderer seg til, før skjemaet oppsummeres. Den er standard av, noe som vil si at de ansatte kun ser sin egen vurdering av lærlingen frem til skjemaet oppsummeres.

Tillat å legge til alle aktive relasjoner samtidig som deltakere på vurdering

Denne innstillingen gjør det mulig å legge til alle lærlingens aktive relasjoner i en vurdering. Hvis ikke kan man legge til deltakerne manuelt. Standard så vil kun faglig leder legges til i vurderingen automatisk.

Antall måneder mellom evalueringssamtaler

Standard på denne innstillingen er 6 måneder. Det vil da ha betydning for dashbordelementet "mangler vurdering" o.l. Man kan velge mellom 3, 6, 9 eller 12 måneder.

Synliggjøre forrige satte vurdering i nytt vuderingsskjema

Dersom man slår på denne innstillingen vil de vurderingskriteriene som ble satt i forrige vurdering være synlige i den aktive vurderingen. Dette vil da stå når man velger "sett vurdering" på målet, og øverst i nedtrekkesmenyen vil man kunne se "Forrige vurdering:" og vurderingskriteriet som ble satt sist.

Konsulenter kan, i signerte vurderinger, se tiden mellom første og siste satte vurdering

Gjør det mulig å se hvor lang tid som er benyttet totalt av lærling og bedrift på å sette vurderinger.

Aktiver delmålsvurdering

Tilgjengeliggjør vurdering på delmål.

Notat

Ansatte kan opprette notat på lærlinger

Gjør det mulig for ansatte å legge inn notater på lærlingenes profil. Disse er synlig da for lærlingen, konsulenten og alle lærlingens relasjoner (andre ansatte). Er standard slått av.

Lærlinger kan selv opprette notat

Gjør det mulig for lærlinger å legge inn notater på sin egen profil. Disse er synlig da for lærlingen, konsulenten og alle lærlingens relasjoner (andre ansatte). Er standard slått av.

Vis knapp for å lage en samlet PDF av alle notater/journaler

Dersom denne blir slått på kan man ta ut alle notater i en samlet PDF. Konsulenter kan også ta ut samlet PDF av alle journalinnlegg.

MERK. Funksjonen er utvidet slik at den også omfavner 1. halvår 2021. Beløpet for 1. halvår 2021 er justert til 708,33 kr per måned.

UDIR sin beskrivelse av tilskuddet for høsten 2020 finnes her.

Beskrivelse sendt ut til kunder 07.09.2020 finnes her.

Det er i OLKWEB laget en funksjonalitet for å kunne legge inn det ekstraordinære tillegget på 708kr i måneder på lærlingene. Dette kan gjøres i en masseoperasjon, men det er viktig å være bevisst på de tilfellene hvor det allerede forekommer en form for trekk eller tillegg på lærlingene fra tidligere. Merk; tilskuddet legges da inn som et fylkestillegg på lærlingen.

Det første man vil se når man går inn på "Tilskudd", enten via rapporter, eller via adminmenyen er at man får en oversikt over behandling av det ekstraordinære tilskuddet.

Her vil alle lærlingene listes opp, uavhengig av basis 1 eller basis 2. Alle lærlingene som ikke har et trekk eller tillegg registrert i perioden fra tidligere vil stå ferdig avhuket. Lærlingene som allerede har et eller flere registrerte trekk/tillegg vil ikke være avhuket. Dette er fordi OLKWEB ikke vet om det trekk/tillegg som er registrert fra tidligere er relatert til det ekstraordinære tillegget. Disse må derfor kontrollsjekkes før de eventuelt hukes av for å være en del av masseoperasjonen. Dersom de hukes av - men allerede har fått registrert tillegget manuelt tidligere, vil det bli registrert dobbelt, og det må fjernes manuelt via lærlingens profil.

Når listen er sett over, og man har huket av de lærlingene som skal ha tillegget trykker man på "Registrer tillegg på alle valgte lærlinger". Det vil da legges inn tillegg på 708kr per måned for det antallet måneder lærlinger har en aktiv bedriftsperiode og læretid. Dersom lærlingen har fulle 6 måneder vil den registrere inn på alle disse, dersom lærlingen eksempelvis har 3 måneder i perioden, vil det kun registreres på disse.

De lærlingene som ikke er avhuket vil bli liggende igjen i listen. Denne listen er synlig frem til 31.12.2020, så dersom de ikke skal ha noe ekstraordniært tillegg via masseoperasjonen (eksempelvis om det er lagt inn manuelt tidligere), vil de ligge der frem til dette.

Inne på en bedrift har man en oversikt over det forventede tilskuddet, basert på antall lærlinger som er i bedriftsperiode i perioden, og eventuelle trekk/tillegg de har.

Man vil kunne se hva som er forventet til bedrift, og hva som er forventet til kontor.

Det vil som utgangspunkt ligge filtrert på "Faktisk fordeling" som vil si at summene i fordelingen tar utgangspunkt i det beløpet som er registrert som mottatt fra fylkeskommunen per lærling.

Dersom man ikke har registrert det mottatte beløpet enda kan man også endre filteret for å se beregnet fordeling. Denne tar da utgangspunkt i det forventede beløpet og eventuelle trekk/tillegg som er lagt på.

Så selv om det ikke er registrert noe mottatt vil beregnet kolonnen vise det som den tror det vil være, og fordelingen tar også utgangspunkt i dette.

Fordelingsnøklene styrer hvor mye av lærlingtilskuddet som går til kontor, og hvor mye som går til bedrift. Dersom man ikke selv har satt noen fordeling, vil OLKWEB bruke 50/50 som utgangspunkt.

Obs. Fordelingsnøklene tar utgangspunkt i månedsbeløpet, og ikke halvårlig. Setter man feks en fastfordelingsnøkkel på 2000kr til bedrift/kontor, gjelder dette for beløpet per måned. Om lærlingen har 6 måneder i perioden blir det da 12000kr til bedrift/kontor.

Det er mulig å sette egne fordelingsnøkler per bedrift, om det er ønskelig. Se dette lengre nede i veiledningen.

Du finner fordelingsnøklene ved å klikke på "Tilskuddsmeny", og velge "Fordeling".

Inne på fordelingen, ser du nåværende periode, med start- og sluttdato (evt "løpende" dersom ikke sluttdato er satt.)

Endre eller legge til ny fordelingsnøkkel

Dersom du ønsker å endre den nåværende perioden velger du å klikke på hamburdermenyen, og velge "Endre periode". Dersom du ønsker å opprette en ny periode velger du "Ny periode" og deretter "Ny kontorperiode" (merk; husk å avslutte eksisterende periode før det opprettes ny, slik at de ikke overlapper):

Som du ser kan du redigere både start og sluttdato for fordelingsnøklene. Dersom fordelingsnøkkelen endres bør det opprettes en ny periode, for at tidligere tilskuddsperioder blir stående med rett fordeling.

Det er mulig å styre fordelingen i både prosent, eller fast beløp til fordeling, og på basis 1 og basis 2 lærlinger. I tillegg kan man styre dette så eventuelle ikke-medlemsbedrifter har andre fordelinger.

Dersom man velger fast beløp til fordeling vil bedriften få X antall kroner, og kontoret vil få det resterende.

Egen fordelingsnøkkel per bedrift

Dersom én eller flere bedrifter skal ha en annen fordelingsnøkkel enn de som gjelder for "alle" kan det gjøres på følgende måte;

Fremfor å redigere eksisterende periode, velger man "Ny periode" og deretter "Ny bedriftsperiode".

Da vil man få opp en boks som illustrert under:

Her kan du styre start- og sluttdato for fordelingen, samt at du i "Bedrift"-boksen har mulighet til å bla (og søke) opp den aktuelle bedriften som skal ha denne fordelingen. Videre kan du sette fordeling i prosent, eller fast som vanlig - og lagre.

Denne fordelingen vil da overstyre den eksisterende fordelingsnøkkelen som er satt på kontoret, men kun på den gitte bedriften.

Basistilskudd 1

Tilskudd til lærebedrifter som tegner lærekontrakt eller opplæringskontrakt etter opplæringsloven § 4-5.

Det gis ikke tilskudd for verdiskapingsdelen, men tilskuddet fordeles jevnt over hele læretiden i bedrift, dvs. også for verdiskapingsdelen. Kontraktene er tilskuddsberettigede fra den dato læreforholdet begynner.

Tilskuddsmodeller i OLKWEB:

Tilskuddsmodell 2+2 (2 år i skole - 2 år i lærebedrift)

Tilsvarer 1 år opplæring og 1 år verdiskapning. Er for lærlinger som følger hovedmodellen, dvs. tegner kontrakt etter opplæringsloven §4-5.

Tilskuddsmodell 1+3 (1 år i skole - 3 år i lærebedrift)

Tilsvarer 2 års opplæring og 1 år verdiskapning. For lærlinger og lærekandidater som følger særløp, dvs. tegner kontrakt etter opplæringsloven §4-5 jf. §3-3 fjerde ledd.

Tilskuddsmodell 0+4 (Full opplæring i lærebedrift)

Tilsvarer 3 års opplæring og 1 år verdiskapning. For lærlinger og lærekandidater som får hele opplæringen i bedrift, jf. opplæringsloven §4-5 jf. § 3-3 fjerde legg og §5-5.

Tilskuddsmodell 1,5+2,5 særløp (1,5 år i skole - 2,5 år i lærebedrift)

Tilskuddsmodell 0,5+3,5 særløp (0,5 år i skole - 3,5 år i lærebedrift)

Basistilskudd 2

Tilskudd til bedrifter som tegner lærekontrakt eller opplæringskontrakt med lærlinger og praksisbrevkandidater som er 21 år eller eldre, og som inngår lærekontrakt eller opplæringskontrakt med full opplærling i bedrift, jf. opplæringsloven § 4-5 tredje ledd. Tilskuddet gjelder også for lærlinger som tegner lærekontrakt eller praksisbrevkandidater som tegner opplæringskontrakt, men som tidligere har brukt opp retten til videregående opplæring.

På grunn av øreavrunding avviker månedssatsen noe fra satsen pr. år. Ett år regnes som 12 måneder. I denne ordningen gjøres det ikke forskjell på opplæringstid og verdiskapingstid.

Når en søker i Aspirant er overført til OLKWEB vil de ligge i lærlinglisten, men under filteret "Aspirant".

Fordi det er noe manglende informasjon på disse, må man inn og knytte på dette. Når det er gjort endrer man status på disse til å være aktive - og de vil da dukke opp i lærlinglisten på lik linje som andre lærlinger.

Klikk inn på en lærling, og velg "Endre lærling".

Her ser du informasjon om søkeren er fylt ut. Avhengig om hvor mye informasjon det er, må det etterfylles.

Punkter man gjerne må etterfylle er:

• Sjekke at fylke er rett

• Evt manglende fag

• Sette lærling som "Aktiv"

• Læretid start og slutt

• Eventuell godskriving

• Tilskuddsmodell og ungdomsrett

I tillegg til dette

• Gi lærlingen en læreplan

• Knytte opp relasjoner til lærlingen

Det er i OLKWEB 3 mulig for konsulenter å importere lærlinger fra VIGO. Dette gjelder per nå kun lærlinger med aktive kontrakter i VIGO.

Først må man eksportere en .CSV-fil fra VIGO bedrift.

Merk! Dersom man er en kommune som har brutt ned lærestedene i avdelinger eller lignende - så vil en import hvor kommunenavn står som bedrift kreve en endring. Dvs. Dersom kommunenavnet står som bedrift kan dette endres til det aktuelle lærestedet på lærlingen, eller man kan fjerne dataen i bedriftskolonnen før import.

Når du har lastet ned .CSV-filen på din maskin logger du på OLKWEB. Klikk på navnet ditt oppe til høyre, og velg "dataimport". Da kommer du til bildet på figuren. Klikk så på "Importèr" under VIGO import "kontrakter". Last opp den ønskede filen, og velg "last opp".

Når du har gjort det kommer det opp et bilde som fyller skjermen. Det ser ut slik som figuren under. Her er alle lærlingene som importeres inn, og du har mulighet til å redigere noe informasjon direkte i dette bildet, om du ønsker. Klikk så "Importèr data til OLKWEB", og de er inne i systemet :-)

Lærlingene finner du nå ved å velge "lærlinger" i toppmenyen, og deretter bruker du filteret til å finne "importert". Du må nå knytte på noe informasjon for at de skal være "klare".

• Bedriftstilknytning (lærebedrift)

• Relasjonstilknytning (Faglig leder, instruktur, personalansvarlig, osv.)

• Læreplan

I tillegg til dette føre på eventuell manglende informasjon fra VIGO. Husk også å sette lærlingen som aktiv;

Dersom ikke alle lærlingene blir importert fra listen kan det skyldes følgende:

• Det er ikke registrert fødselsnummer i VIGO

• Det er ikke registrert ut e-postadresse i VIGO

Det er mulig å legge til trekk og tillegg direkte på en bedrift. Forskjellen på å legge på et trekk direkte på bedriften, kontra inne på lærlingen er:

• Trekk/tillegg på bedrift vil ikke knyttes direkte opp mot en lærling

• Trekk/tillegg på bedrift vil kun vises på bedriften, og bedriftstilskuddet/bedrift - og lærlingtilskuddet (rapportene) - ikke på lærlingtilskuddet. Det inkluderes også i PDF (avhengig av PDF og innstillinger)

Når man legger til et trekk/tillegg på bedriften velger man om det skal være fra kontor - til bedrift. Eller direkte til bedrift. Dette for å se skal, eller skal det ikke trekkes/legges til på kontorets andel.

Forklaring:

• Trekk med valget "Fra kontor - til bedrift" Trekker beløpet fra kontoret sin forventede del, og legger det på til bedriften

• Trekk med valget "Direkte til bedrift" Trekker beløpet fra bedriften, men legger det ikke til på kontoret

• Tillegg med valget "Fra kontor - til bedrift" Tar beløpet fra kontoret, og legger det på bedriften

• Tillegg med valget "Direkte til bedrift" Legger til beløpet på bedriften, men tar ikke fra kontorets andel

Aspirant er en søknadsmodul som gjør det mulig for kontoret å ta i mot søknader fra potensielle lærlinger, godkjenne eller avvise disse i samarbeid med opplæringsbedriftene - og deretter overføre disse til lærlinger inn i OLKWEB. Her vil du få veiledning i hvordan man kan sette opp bedrifter til å vurdere søknadene, dette gjelder bare dersom kontoret har en integrasjon mot Aspirant.

Aspirant-ansvarlige i lærebedriftene

I OLKWEB har man mulighet til å styre hvilke ansatte i lærebedriftene som skal ha tilgang til søknadene som kommer til den aktuelle bedriften. Dersom en ansatt har tilgang, vil de kunne godkjenne søkeren, avslå søknaden, eller be om intervju av kandidaten. Hvem som skal ha tilgang til dette gjøres enten fra ansattlisten, eller inne på en spesifikk bedrift.

Dersom en ansatt skal ha tilgang til søknadene klikker man på knappen til høyre for navnet på den aktuelle personen, og velger "Endre Aspirant-ansvarlig".

Dette kan man som nevnt også gjøre fra ansattlisten:

Se søknader fra Aspirant, som konsulent

Som konsulent i OLKWEB finner man alle formidlede søknader fra Aspirant i administratormenyen:

I tillegg til dette kan man legge på et dashbordelement som også viser disse søknadene, eller gå inn på en bedrift, og velge "Aspirant-søknader".

Se søknader fra Aspirant, som Aspirant-ansvarlig (ansatt)

De ansatte som har fått tilegnet egenskapen som Aspirant-ansvarlig kan se søknadene på dashbordet sitt, ved å velge dashbordelementet "Søkere fra aspirant". Dette er også beskrevet i brukerveiledningen for ansatte her.

I tillegg til dette finner de en egen fane under "Bedrift":

Det er mulig å importere lærlinger inn i OLKWEB ved en egen .CSV, om man ikke ønsker benytte seg av importen fra VIGO. Ved å gå til "Dataimport" i administratormenyen vil man finne de forskjellige importmuligenene.

Ved å velge Lærlingimport vil man ha mulighet til å importere følgende:

• Personalia (fornavn, etternavn, e-post/brukernavn, telefonnummer, fødselsdato, adresse)

• Læretid start og slutt

• Lærlingtype

• Bedriftsnavn (må være skrevet identisk med bedriftsnavnet i OLKWEB)

• Ansvarlig konsulent

• Faglig leder

• Personalansvarlig

• Instruktør

Det ligger en egen mal for .CSV man kan laste ned - med beskrivelse av hva de forskjellige kolonnene er når man tar musepeker over.