Personvern og brukervilkår
Personvern og brukervilkår finner man under administratormenyen oppe til høyre. Her kan man legge inn en egen personvernerklæring, og brukervilk år om man ønsker dette. Når et samtykkeskjema er publisert må alle brukere samtykket kreves av samtykke for å kunne benytte OLKWEB.
Inne på Personvern og brukervilkår vil det før man har lagd noen skjemaer, være tomt. Her kan man da velge å opprette nytt. Når man oppretter vil man få spørsmål om man ønsker å lage en ny Personvernerklæring, eller om man ønsker nytt Brukervilkår.
Etter valgt type lages et utkast. Her kan man føre inn et sammendrag, og selve teksten for erklæringen/brukervilkåret. Deretter kan man velge hvem samtykket skal kreves av. Man kan velge hvorvidt man ønsker å lagre som utkast, eller publisere. Når man velger å publisere vil alle brukere som man har krevd samtykke for få opp boksen for å samtykke - noe de må gjøre før de kommer seg videre/får gjort noe mer i systemet.
Personvernerklæring: Dette dokumentet skal beskrive hvordan personopplysninger blir behandlet i OLKWEB. Les mer om hva en personvernserklæring skal inneholde på datatilsynets nettsider.
Brukervilkår: Dette dokumentet skal beskrive hvilke regler som brukeren må forholde seg til når de skal bruke OLKWEB. Dette kan f.eks. være at det ikke er lov å laste opp dokumenter som inneholder sensitiv informasjon. Obs. Dette er ikke regler fra systemet - men regler dere måtte ha internt i opplæringskontoret.
Obs. Dersom en bruker har flere roller, feks en instruktør som tidligere har vært lærling - vil vedkommende måtte samtykke til erklæringer/brukervilkår for begge rollene.
Alle samtykkeskjemaene man har ligger til enhver tid tilgjengelig, slik som vist på figuren under. Hvilken status de har (publisert, utkast eller arkivert) er synlig - samt tidspunkt for sist endret, og hvem det gjelder for.
Dersom man ønsker endre på et publisert skjema klikker man seg inn på ønsket skjema, der vil man se at det er låst for å gjøre endringer. Dersom man vil gjøre endringer må alle brukerne skjemaet krever samtykke av måtte samtykke på nytt.
